Outlook Email Abuse-メールのエチケットのガイド？

ITにほとんど注力していないか、一般的な問題を処理するフルタイムのスタッフがいない企業のために、メールの移行に多くの時間を費やしました。その結果、電子メールの使用と最高のプロセスを管理するポリシーは制定されませんでした。これらの環境のエンドユーザーは技術的ではなく、変化に抵抗する傾向があります。

メールプラットフォームの変更/移動/アップグレードの仕組みを理解しています。ほとんどの場合、LinuxベースのPOP3またはIMAPからMicrosoft Exchangeへの移行を支援します。このタイプの動きは、多くのユーザーの悪い習慣を明らかにします。

私の懸念は、私が過去に遭遇した電子メールの蓄積問題に関係するディスク容量だけではありません。すべての会社に常に1つあります。特定の会社と仕事をしているときによく見られる問題や悪用についてです。

最後の移行中に、私は見た：

• CC:すべてのメールで自分自身を使用しているユーザー（おそらく、メッセージスレッドを追跡する方法として？）

• 300メガバイトのメッセージで送信されたアイテムフォルダ？！？

• Outlookを送信するユーザーは、すべての送信メッセージの領収書を読みます。

• 対応するすべての連絡先のサブフォルダーを保持するユーザー。時々手動で。時には非常に壊れたクライアント側のルールがあります。

• サブフォルダーの過剰編成。（メッセージが1つしかないフォルダもあります）。

• 受信トレイの下のサブフォルダー（これが悪い習慣かどうかはわかりませんが、間違っているように感じます）。

• 優先フラグの無償使用。すべてが 重要です!!

• [ 送信済みアイテム ]フォルダーにある4年以上の電子メール。

• 受信ボックス内の25,000以上のアイテム（それらの大部分は未読）。

• 15,000以上のメッセージで削除済みアイテムフォルダ。

• 下書きフォルダに24,000個のアイテムがあるユーザー！（クライアント側のルールを誤って適用した結果）。

• 自動アーカイブは制御不能になります。

これはどのように起こりますか？

• メールは比較的新しく、ユーザーはそれをうまく利用する方法について教育されていないのでしょうか？
• 削除済みアイテムフォルダーが単なるワンキーファイリングシステムであるUIの問題ですか？
• 管理者は、正しい行動をやさしく助けるために自分の役割を果たしていませんか？
• ユーザーが基本的な電子メールに問題がある場合、不在時の返信やグループカレンダー（gulp）の操作方法を教えるという課題に取り組むにはどうすればよいですか？

私の質問は、電子メールを管理する方法に関するガイドラインの標準セットがあるかどうかです。（パンフレットでも？）

ユーザー教育の問題は、さまざまな方法で人々が到達したワークフローを変更しているため、これらの展開が遅くなる傾向があります。そして、これが組織のすべてのレベル/役割の人々に影響を与える場合、標準が整っていないようです。

これらの状況は、いくつかの要因の結果です。

• メールの使用に関する正式な教育はありません
• 休暇ルールや自動ファイラーのセットアップ方法などの一般的なタスクの民俗知識ベースの送信
• 何も削除しないための苦痛の欠如

最近では、従業員全体の大多数がキャリア全体をメールで処理しているわけではありませんが、そこに到達しています。しかし、10年以上もそれを扱ってきた人々にとって間違いなく50％を超えているので、そこには多くの悪い過去の練習がまだ残っています。

私が関与した最後のExchange環境には、これらの問題がすべてありました。その一部は、ExchangeへのOutlook以外のインターフェイスで...副作用があったと主張した特定の少数派によるものでした。その一部は、右に見えるまでランダムにフレアリングした結果で、その後5年間放置されました。

電子メールの管理は非常に個人的なものであり、The Manによって、そうするべきだという愚かなパンフレットが暖かく満たされないと言ったので、物事を提出するように強制されています。非常に小さなメールボックスクォータがある環境では、あまりにも多くのフォルダーの例のように見える通常サイズのPSTファイルになります。

以前、ユーザーの教育に時間を費やしていた場所は次のとおりです。

• 削除済みアイテムフォルダーはファイリングキャビネットではありません。実際、空にします！自動削除プロセスを設定する方法は次のとおりです...
• 不在時のルールを設定するときのガイドラインを次に示します。
• これは、「メールボックスが大きすぎます」メールを受け取ったときにできることです。

簡単に言えば、痛みの領域に焦点を合わせました。ユーザーが1日に1つのフォルダーを作成して1日の通信を入れるか、またはすべてをInboxに残して、必要なときにいつでも検索する（gmailスタイル！）かどうかは気にしませんでした。

• 削除済みアイテム移行中に削除済みアイテムをシステム全体でフラッシュすると、かなり不機嫌になるユーザーが実際にいました。そのため、ごみ箱をファイリングキャビネットとして使用しないようにするための資料をいくつか作成しました。
• 不在時のルール上級管理者は、不適切に作成されたOOルールのチューニングを解除するためのヘルプデスク要求の処理にうんざりしていたため、適切なルールの設定方法に関するトレーニングを作成しました。
• メールボックスが大きすぎる必要なため、メールクォータがありました。だから私たちは、とどまる方法に関するドキュメントを書きました。やがて、私たちの頻繁なチラシはメールを保持する方法を変えました。

実施した唯一の基準は次のとおりです。

• メールボックスを特定のサイズ以下に保ちます（これを行ういくつかの方法があります）
• オブジェクト指向メッセージで迷惑にならないでください
• 秘書にもメールのパスワードを渡さないでください。私たちはそれを意味します。委任方法は次のとおりです...

「悪い」メールユーザーに対処するために、自宅にあるこのメールボックスの類推が気に入っています。

未開封のスパムをすべてメールボックスに残したり、請求書や動物園での写真などを保存したりすることはありません。それを取り出して捨てるか、安全に保管するために別の場所に置きます。メールボックスを自宅のメールボックスと同様に扱います。

そうは言っても、ユーザー教育と適切なトレーニングは大いに役立ちます。合理的な範囲内でメールボックスの制限を実施し、送信と受信のサイズ制限をGoogleに合わせて問題を回避します。とにかく、何も処理せずにすべてが「正常に機能する」と考えるユーザーが常に1人存在します（つまり、長年の蓄積のある時点でメールボックスを消去します）。