メールホーダーの介入と教育-（Exchange環境）

私のキャリアを通じて、メールを大量に使用するユーザーがかなりいました...

ユーザーが以前に100 MBのクォータと基本的なCyrus IMAP / Postfixソリューションを持っていた100ユーザー環境を管理しています。その結果、大量のローカルに保存されたメールと、PCの障害後のデータ保持とメールの損失に関連する問題が発生しました。

私はすぐにMailArchivaで Exchange 2010に移行しました（発見/アーカイブ用）、このセットアップでほぼ1年間ハミングしてきました。インバウンドとアウトバウンドはすべてアーカイブされ、コンプライアンスのために保持されます。最初にユーザーごとに3GBのメールボックス制限を設定しました。少数のユーザーは、電子メールの作業セットに余分なスペースを必要とし、正当化することができたため、いくつかの例外を設けました。ただし、現在22,000のアイテムがあり、そのうち14,000が未読である、特に悪い（しかし重要な）ユーザーがいます。おそらくメッセージの数ではなく、メールの性質です。多数のレポート、ステートメント、大きなPDF添付ファイル。これはBlackberryユーザーでもあるので、件名に基づいてメールを選択的に読んでいると思われます。ユーザーが初めて3GBの制限に達したため、メールボックスを整理することを望んでいません。メールの流れを保つために、3,000個の削除済みアイテムを処理しました。しかし、メールを整理する方法についてユーザーを教育する方法に途方に暮れています。厳格なポリシーを制定して頑固にすることもできますし、ユーザーと一緒に座ってメールのソートとパージを行うこともできます。いずれにせよ、それは教育を支援する方法の本当の問題に対処していません。

このタイプの状況に対処する方法に関するヒントはありますか？ガイドラインの例をいくつか教えてください。あなたの会社でポリシーを使用している場合、どのタイプのポリシーが人々をコントロールし続けるのに役立ちますか？

メールの使い方は人によって異なりますが、メールを特定の編成方法に強制することは困難です。私は最良の例ではないかもしれませんが、何を保持し、何を削除するかを知っています。

更新 -最初の戦いは終わりました。いくつかの合理的なプルーニングにより、ユーザーをExchangeメールボックスの制限内に保つことができました。しかし、ユーザーのコンピューターを再構築して、6,500個を超えるサブフォルダーを持つ17GBのローカルPSTファイルを発見しました！ユーザーは、サブフォルダーの配列にメッセージをコピー（移動ではなく）していました。単一のメッセージが複数のフォルダにコピー/ファイルされる場合があります。ファイル内のフォルダーの表示順序を制御するために、アンダースコア（_）とプレフィックス（az）が使用されました！ユーザーは、後でローカルPSTのサブフォルダーの1つにファイルされるメッセージの受信トレイレコードを持つように、送信メールで自分自身をCCしていました。これは技術の絶対的な誤用であり、会社のデータを整理する恐ろしい方法です。現在は会社の責任であるため、状況に対処するために所有者に引き渡します。

これは純粋な管理上の問題かもしれませんが、私の経験では、この種の決定はシステム管理者のスタッフに委ねられ、すべてを頻繁に正当化し、強制します。このため、システム管理者としての私の仕事は、ここに問題があり、それを真剣に受け止める必要があることを管理者に納得させ、有用な管理メカニズムを設定することです。

私の古い雇用者の1人はGroupWiseシステムを使用していましたが、当時はクォータメカニズムがありませんでした（これは少し前のことですが、GWはしばらく前から使用していました）。そのため、最終的にはピアプレッシャー方式に頼りました。毎月、各部門の最大Xドルのメールボックスのレポートを印刷して、オフィスマネージャーに送信します。2か月以内に、最大のメールボックスのトップ5リストの平均サイズははるかに小さくなりました。

経営者にこの問題に注意を払うよう説得するのに役立つとわかったいくつかの方法：

メールストレージのコストを定義する

「Googleがやる」という反論を受けている場合は、メールの費用を示すスプレッドシートの作成を開始してください。マネージャーはコストを理解しています。あなた、またはあなたが物を購入する人は、サーバーのハードウェア、ソフトウェア、AVソフトウェア、およびその他の関連費用の費用がかかります。これから、メールストレージ用にMBあたりのドル数を割り当てることができます。これにより、200MBのメールボックスに対して3GBのメールボックスに適切なドル価値を与えることができます。

ところで、これがあなたが学校で代数を学んだ理由です。

これには、次の3つの方法のいずれかを使用できます。

1. メールストレージの使用量が増加します。彼らは数字を見て、投資が不足していることに気付き、そこにお金を投じて、あなたが「あるべき」場所に到達します。
2. 彼らは、このコストをより適切に制御するために、メールの成長に下向きの圧力をかけることに同意します。
3. 彼らは％*＆！@ it！と言います！クラウドへ！

メールシステムのアップグレードコストの発生

上記が狂ったスプレッドシートのスキルを超えている場合、ストレージ消費曲線を先に保つためのアップグレード計画を作成することは、少なくとも会話を始める良い方法です。アップグレードのためにbigbigmoneyを見ると、その理由を尋ねます。そして、あなたは彼らに伝えます。このコストをどのように回避できるかを尋ねるとき、ビッグメールユーザーに下向きの圧力をかけることに言及してください。

単純なストレージ購入を正当化するために、上記の両方を実行しました。ストレージ/バックアップインフラストラクチャ上にアプリケーションスタック全体を配置する電子メールでも、同じ手法が機能します。ユニットあたりのドル（または選択通貨）は、コストと過剰なof延の危険性を強調する優れた方法です。場合によっては、非常に重要な戦略的変更を引き起こす可能性があります（クラウドも参照してください！）。場合によっては、リソースが失われる可能性があります。

政治的には、電子メールの消費に下向きの圧力をかける方法についていくつかの提案を提供することをお勧めします。しかし、それだけです。実際にそれらを実装するか、他のマネージャーにそうするよう説得しなければならない経営者への提案です。

私たちの解決策は、痛みを伴うピットでした。パートナー組織（k12教育）の1つが、訴訟（FOIA）でのディスカバリーリクエストに見舞われました。大量の電子メールを整理して秘密のビットを編集するコストは、要求に一致する可能性のある電子メールがどれだけ保存されたため、莫大（〜10万ドル）でした。私たちの弁護士は提案し、私たちの監督官は厳格な保持方針を制定し、将来の私たちへの要求のコストを制限できるようにしました。

デフォルトでは、すべてのメールは45日後に削除されます。法律上の理由で保存する必要があるものはすべて、管理フォルダーにます。さまざまな保持ポリシーが適用されたいくつかの異なる管理フォルダーがあります。

とにかく、私のポイントは、これはITがストレージについて文句を言うのではなく、ビジネス上の決定であるべきだということです。実際のコストを明確にするために最善を尽くし、巨大なメールボックスを持つことの潜在的なコストを指摘します。次に、執行役員がコストに基づいて決定を下します。

任意の割り当てられたクォータは、ユーザーにとって意味がありません。

それはあなたの問題ではないと思います。私の考えでは、それはマネージャーの問題です。私はあなたが一生懸命になる必要があるとは思わないが、誰かがそうする必要があるように聞こえる。

ユーザーの自由な電子メールストレージは、会社にお金をかけています。ユーザーは自分のオフィスでゴミを貯めることを許可されません。メールサーバーでゴミを貯めるのと違うのはなぜですか。

ITは、パフォーマンスとバックアップの問題のため、データストレージに制限を設定する必要があります。これらは、現実的、物理的、具体的な懸念事項です。ITセキュリティ、災害復旧、電子メールの保持、許容される使用などに関する企業ポリシーにより、こうした懸念が「歯」になることを願っています。

少なくとも、受信した日付に基づいて受信メッセージを「2010」、「2011」、「2012」などのフォルダーにファイルするようにOutlookルールを設定することを検討するユーザーを「支援」することが絶対にあなたに当てはまる場合。その後、ユーザー（またはあなた）は、古いメールを1年に1回プルーニングできます。また、受信トレイフォルダーも小さくなります。

私は「ITライフ」のほぼすべての請負業者でした。そのため、このようなことをめぐる政治的な戦いと戦う必要はありませんでした。このような問題を抱えた「Cレベル」ユーザー（または小規模ビジネスで所有者または所有者の家族）がいた場合、おそらく戦いではなく降伏することになります。少なくともビジネスケースを作成しようとしますが、おそらくあきらめてしまうでしょうし、そのビジネスケースが「CYA」の目的のために書面で間違いなく欲しければ、それらの買いだめが運用上の問題を引き起こします。

私たちも同じ問題を抱えていて、それは現在制御されていますが、戻ってくると確信しています。

まず第一に、問題となるのはめったにメッセージの数ではありません-そして、あなたの場合ではありません、22,000は何もありません、私のメールボックスは200,000を超えるメッセージを実行します-それは＆^％$＃添付ファイルです。

添付ファイルはファイルを保存するためのひどい方法だと思いますが、多くの人々は、送信または受信された日付とファイルの送信者または送信者のメタデータを保持するため、それを好む人が多くいます。また、人々は怠け者です-添付ファイルの保存と削除には時間がかかります。

私たちの場合、教育が重要でした。より多くのクォータを「必要とする」人々が隠れたコスト（バックアップ時間とストレージのニーズ、回復時間、法的問題があれば悪夢など）を理解するようにしました。

そして、彼らが最大の問題が添付ファイルであることを理解したことを確認しました（これが私が非常に多くの電子メールをオンラインにした理由です-私は厳密に添付ファイルを取り除いたので、自分のメールボックスを指して、「私はあなたが、私のメールボックスのサイズは1/4未満です」）、添付ファイルの処理に役立つツールを提供しました。

私たちが使用したツールは、主にトレーニングです。たとえば、サイズでメッセージを並べ替える方法、添付ファイルを保存する方法、複数の添付ファイルを一度に保存する方法、「メタデータ」が必要な場合にファイルにメールを保存する方法、添付ファイル（および削除後に変更を保存する必要性）を削除するには、ディレクトリ構造の設定などを支援します。

正確に2つの場合（そのうちの1つは私でした）、サードパーティのツールを使用して支援することができました。メッセージやファイルを保存するツールがたくさんあります。EZDetachとMessageSaveを使用しますが、それらは大丈夫ですが、多くの人にとっては実際にはユーザーフレンドリーではありません（公平に言えば、私が見た製品はどれもこの機能は一般ユーザーにとっては簡単でした）。1人のユーザーにとって、ソフトウェアの使用方法を学び、月に1回実行してすべての添付ファイルを一度に抽出および削除するというアイデアが気に入りました。それを使用しようとした他のすべての人にとって、彼らはそれが複雑すぎると感じたので、基本的なOutlookトレーニングに固執しました。

私たちのケースでは、社長が大きなユーザーの1人であり、上級管理職がEZDetachが好きな人だったため、うまくいきました。彼らは「いや、誰もこれ以上メールの割り当てを取得しない。これらのテクニックが大物に役立つなら、彼らはあなたに役立つ！」

従業員が認識している正式なポリシーがあると思われます。特別なケースの免除の正当な理由のない3GBのストレージ制限があります。「メールを読まない」は正当な理由ではありません（私見）。
ユーザーのマネージャーは、ユーザーが会社全体のITポリシーへの準拠を拒否していることを通知する必要があり、ポリシーが理にかなっている理由についてCレベルのオフィスにビジネスケースを作成する準備をする必要があります。（誰もがgmailアカウントを持っている最近では、本当の正当化には費用がかかります）。
この人が本当に余分なスペースを必要とする場合、クォータバンプの正当な理由を書面で伝えることができるはずです。

それを超えて、3GBのしきい値に近いユーザーとそのマネージャーにCYAメモ（紙の上、コピーを保管）を送信して、ユーザーが削減しないとユーザーがメールの受信を停止するという事実を詳述する必要があります。より多くのスペースを必要とする有効な理由を提出するか、有効な理由を提出してください。あなたはすでにこの人を助けるために一度あなたの邪魔をしたので、この時点で書面による通知の後、行動を起こす責任があります（クリーンアップまたはクォータの増加を請う）、そうでなければメールバウンスが彼らの過失になります。
この人のメールがバウンドしているため、糞がファンに当たったときに顔がいっぱいにならないように、できる限りのことを行いたいと思います。

ご存知のように、これは実際には管理上の問題であり、技術的な問題ではありません。

このユーザーのマネージャーと話します。状況を説明してください。ディスク容量は有限のリソースであることを説明します。この従業員と本当に話し合う必要があることを説明し、メール管理、アーカイブ、削除にもっと時間をかける必要があることを伝えます。マネージャーがそうしたくない場合は、[ここに大きなCレベルのexecを挿入する]に移動する必要があることを伝え、彼の従業員が他の人と同じようにメールを管理することができないほど重要である理由を説明しますそして、[Cレベルexec]は、このユーザーのニーズをサポートするために追加のディスクとバックアップスペースの購入を承認する必要があります。

メールを整理できない人は、メールを検索していません。彼らも見逃しません。私は、受信ボックス内の22,000通のメールは今年のものではないと想定しています。そのため、私はメールを毎年別のサブフォルダーに移動します。それでもフォルダには多すぎる場合は、毎月サブフォルダを追加します。

これは、送信した内容を気にせずに「送信済み」フォルダを整理する方法です。受信トレイメールに対する特定の回答を探したい場合は、その日付までドリルダウンできます。受信メールのみを整理します。

電子メールとドキュメントに関することは、それらを別々のメディアの階層構造に入れることは悪い考えです。完璧な世界では、両方を「ボックス」に入れ、ラベルを付けてタグを付け、ボックスとボックスコンテンツをリンクします。これらのボックスには、メモ、電話メモ、電話、ファックスなども入れる必要があります...

すべてを保持する無数の有効なケースがあります（または少なくとも、ほとんどの）メールをが不可欠 -私が経験したほとんどの仕事はそうです：さまざまな顧客に関連するすべてのメール、いつ行われたか、ステータスレポートなど。

そして、ユーザーが3Gに厳しい制限があると言ったら、「しかしGoogleは私に7GBを与えます...」のようなことを言うだろうと思います。

個人的な、逸話的な経験から-私がこれまでに持っていた最高のセットアップは私の最初の大学でした。何パーセントが何のために使われたかは完全に各ユーザー次第でした。