こんにちは私は看板店のメイングラフィックデザイナー/プリンターとして働いています。私たちはノンストップである仕事の一定の流れを持っています。圧力は変動しますが、かなり一定です。

設計管理とプロセス内で管理し、制御されていると感じるために実装できるアドバイスやシステムがあるかどうか知りたいです。

私は現在、仕事を受け取ったその日に日付を記入し、最短の時間枠から最長の時間枠までパイルを注文しています。私の監督は、2日以内に仕事を終わらせることを目標とするように要求しましたが、私は追いついていません。

大きな部分は、プロジェクトの印刷業務を調整しているだけでなく、山積みを先に進め続けている緊急の仕事のための時間も確保しています。

他の人が作業負荷を処理したアドバイスや方法はありますか？これは、私が3年半前に行った私の最初のデザインの仕事であり、日々のストレスを軽減するための賢い方法がいくつかあると思います。

簡単な答えは別のデザイナーを入れることですが、それは本当に私次第ではありません:)

Trelloのようなものを試したことはありますか？

Trelloは、プロジェクト内のタスクを整理するための優れたツールであり、非常にユーザーフレンドリーです。また、基本的な使用は無料です。アジャイル開発を実践する企業向けに設計されていますが、プロジェクトの開発のどの時点で何が起こっているのかを追跡したい人にとってはとても便利です（私はそれを私の日常業務と自分の個人プロジェクトで使用しています）。

設定方法の例：

1. クライアントごとに新しいボードを作成します。
2. そのボードで、進捗状況のステップを追跡するための列を作成します。
3. 列では、各プロジェクト/割り当てのライブカード。

特定のプロジェクトの進捗状況を追跡する方法の例（太字の項目は列名です）：

• 受け取ったプロジェクト：プロジェクトはここから始まります。新しい課題を受け取ると、誰かがそのためのカードを作成し、それに取り組むデザイナーをそれに追加します。また、日付が近づくにつれて色が変わるカードに、特別なラベルや期限を追加することもできます。
• ブレーンストーミング：誰かが課題に取り組む準備ができたら、カードをこの列に移動し、ブレーンストーミングを行って、ホワイトボードのスケッチやスケッチから写真を追加します。
• モックアップ：カードをここに移動します。忠実度の低いコンプを作成したら、それらを取り付けることができます。
• 改訂：カードをこの列に移動して、設計者がクライアントまたはピアからのフィードバックを組み込んでいることを示します。会議や電話で話し合ったことについてコメントを追加できます。コメントにはタイムスタンプが付けられ、後で戻る必要がある場合に非常に便利です。
• プレプレス：プロジェクトが印刷されている場合は、カードをここに移動して、変更が行われておらず、ファイルをプレスする準備ができていることを示します。
• 完成：最高のコラム！カードがここに移動すると、プロジェクトの全期間を通じて起こったすべての包括的な履歴があります。また、クライアントごとにボードを作成した場合は、組織化されたワンストップショップに戻って、クライアントのために行ったすべてのことを確認できます。

これは単なる例です。また、巨大なボードを1枚だけ用意し、クライアントとプロジェクトごとに新しいカードを使用することもできます。あなたのニーズに最もよく合うものは何でも。私はそれを試してみることをお勧めします（無料であるため）。それがワークフローとスタイルに適しているかどうか確認してください。

何ヶ月も前に、「デザイン」の迅速なターンアラウンドを必要とする運用環境で仕事をしていました。実際には、実際のデザインよりも組版とレイアウトまたは制作の方がはるかに多かったため、私は引用符を使用しています。

これは私のキャリア全体にとって本当に貴重なポジションでした。それは私に生産において強い足場を与えました、それは何年にもわたって私によく役立っただけです。したがって、デザインよりも生産性が高いかもしれませんが、そのようなタイプの環境で数年を費やすことについては多くのことが言われています。

私がこのポジションで働いていたとき、私は習慣として毎日 70-100プロジェクトを吐き出しました。（誇張ではなく、追跡しました）これらの多くは単純な「名刺テンプレートに名前を付ける」またはそのような性質のものでした。しかし、山ほどの仕事があり、私だけがそれをすべて経験しました。これはインターネットの時代の前で、8MBのRAMは巨大でした（そうです、メガバイト）。Photoshop 3/4、Illustrator 7/8およびQuarkXPress 2/4（YUCK！）を使用している場合...かなり前のことです。システムが遅くなり、すべてに時間がかかるようになったので、同僚が私に部屋の呼吸を許可することに慣れるには、いくらかの努力が必要でした。

組織を支援するために学んだこと...

1. EVERY仕事はしなければならない必要とされるもの記述したジョブチケットを持っています。これらのチケットは、作業をリクエストする同僚が記入する必要があります。チケットが不完全または不明確な場合、生産が遅れるだけであり、遅れは同僚ではなく、私が原因であると理解されていました。これは、ほとんどの場合、正確で明確なジョブチケットを取得するのに役立ちました。
2. ジョブチケットは、最初に受け取ったとき、最初に完了したときに例外なく積み上げられました。新しいチケットはスタックの一番下に置かれました。
3. 私は、個人的にはスタックにジャンプしませんでした。上にあったものは何でも...それが何であったか、または私が取り組んだように「感じた」ものに関係なく、私が次に取り組んだものです。トップのジョブチケットは、すべてのケースで次に完了することでした。
4. 私の立場では、6人がジョブチケットを提出していました。私はそれらの人々それぞれに週にたった2つの「急ぎ」の機会を提供しました。はい、あなたは繰り返し「行をジャンプする」というリクエストを受け取りますが、そうすることは山積みを引き起こしているだけです。したがって、ラッシュを要求する2つのチャンスを提供することにより、彼らはすべてのチケットではなく控えめにそれらを使用しました。
5. 私のミスによるエラー/修正は常に急いで行われるプロジェクトとして扱われ、「次へ」を完了しました。したがって、修正による遅延は1日を超えることはありませんでした。これらのタイプのエラーは、タイプミスやミスアライメントなどの最も一般的なものでした-すばやく簡単に修正できます。
6. 不完全なジョブチケットによるエラー/修正は、常に翌日の午前10時までに完了しました。ですから、それらにそれほど大きな遅れはありませんでした。しかし、これらのエラーはおそらく簡単なタイプミスの修正以上のものです。

仕事の流入を管理するだけでなく、コンピュータ上で適切に編成されたファイル構造を維持することも不可欠です。物事をどのように整理するかは、組織がどれほど直感的であるかほど重要ではありません。ファイルやディレクトリの命名規則を使用して、すばやく検索できるようにする必要があります。役に立たないすべての名刺ファイルに「BusCard1.indd」というタイトルを付けないでください。すべてのファイル名に一意の識別子を使用します-会社名+ファイルタイプ（つまり、McDonalds_BusinessCard.indd）など、一般的でない限り。これにより、より正確に検索し、ファイルタイトルだけでファイルの内容を特定できます。

今日の世界では..私が持っていた仕事のチケットのほとんどは今や電子メールになると思います。したがって、私はジョブチケットのみに特定の電子メールアドレスを設定し、いくつかの受信トレイフォルダーを構成します...新規、完了、遅延、ラッシュ。新しいチケットの電子メールはすべてNewフォルダーにファイルされ、それに従って他の人に移動されます。新しいディレクターを降順で並べ替えます。リストの一番上にあるメールは、次に完了するプロジェクトです。

これのいずれかが具体的に役立つことはわかりません。それは私が物事を処理した方法です。私が学んだ重要なことの1つは、あまりにも押し込まれていると感じたら発言することです。誰かがあなたに何かのために余分な日を与えることを決定することはありません。おそらくあなたが触れるすべてが昨日欲しかった!!!!!!!!。したがって、期待を設定するのはあなた次第です。上の2日間のターンアラウンドに使用人々を取得新しいによる作業負荷にチケットを、そして上の1日編集、修正、または更新し、最終的にあなたがのために3日間のターンアラウンドに調整するためにそれらを得ることができるかもしれません... 新しいです切符売場。これはあなたに小さな呼吸室を提供します。正直なところ、私は今でもこのように扱います。新しいプロジェクトは、最初の配信まで常に数日または数週間で設定されます。既存のプロジェクトの編集、修正、または更新は、常にできるだけ早く完了します。

それは、修正/更新が行われるとすぐにすべてを落とすことを意味するわけではありません。むしろ、新しいプロジェクトで作業しているときに、プロジェクトから一休みする必要があるか、部屋を「新鮮な」目で見ることができるように、私は修正/更新を取得してそれらを吐き出します。私は、最後の「新しい」プロジェクトの準備が整い、修正/更新がなくなるまで、「新しい」プロジェクトを開始しません。

また、1日の最初の1、2時間を、修正、変更、更新などの面倒な作業に費やす習慣があります。美学はおそらくすでに分類されているので、それらに必要な創造力はそれほどありません。したがって、これは、私が後日、よりクリエイティブなものに備えるための良い方法でした。

気を散らさない

最も重要なことは、営業マンのリクエスト、電話、その他の注意散漫に一日中煩わされる必要がないことです。チームで作業する場合、チームの1つがマネージャーになり、これらすべてのことを処理する必要があります。

気晴らしは時間の浪費を引き起こすだけでなく、あなたとあなたのチームの注意をそらすので、それらは間違いを引き起こします。私の経験から、これは生産性に影響を与える大きな要因です。電話によく答える必要がある場合は、変更する必要があります。人々は代わりにあなたに手紙を書くことに慣れ、マネージャーと話をするか、または次のポイントで言及するフォルダーシステムを使用する必要があります。それは本当に重要です。

フォルダー

各プロジェクトには、番号が付いたフォルダが必要です。すべてのファイルには、アーカイブ時またはファイルでの作業が必要なときに高速で取得できるように、それに応じた名前を付ける必要があります。

各フォルダーには、セールスマンが明確な指示を記入する必要があります。サイズ、色、受け取った日付、配達日、すでに提供されているファイルに関するメモの場所が必要です。急いでいる場合は、見積もり部門またはプロジェクトの価格を修正している人が承認する必要があります。そうでなければ、あなたは本当に急いでいない急いでやってしまうでしょう。

フォルダーを受け取ったときに、これらの指示が明確でないか不完全な場合は、マネージャー（またはあなた）が欠落しているものについてのメモを添えて、営業担当者にフォルダーを送り返す必要があります。このフォルダは行末に戻ります！時間が経つにつれ、販売員は注意と注意の欠如に苦しむので、より注意深くなります。ただし、この方法で大幅に時間を節約でき、これによりワークフローが停止したり遅くなったりすることはありません。

指示についても便利なのは、自分の作業をより簡単に確認できることです。命令は、1.2.3.4 ....のように箇条書きのように記述する必要があります。1行の命令を実行したら、その横にチェックマークを付けることができます。このようにして、あなたは何も忘れないでください。指示は大きな段落で書かれる必要はありません。そうしないと混乱を招きます。

これらの「フォルダ」を作成する方法は、通常の茶色のエンベロープを使用するか、再利用できる特大のエンベロープを作成することです。それぞれに、2つ折りに折りたたまれた17x11インチの印刷済みシートを使用し、その上にフィールドとラインを印刷して、営業担当者が記入するパンフレットとして使用します。混乱を避けるために、各プルーフセットには独自のフォルダーが必要です。シートはエンベロープ内で簡単に見つかるはずです。これにより、以前の証明/要求から何かを検証する必要がある場合は、常に参照ができます。

紙に記入するのは時々煩わしく思えるかもしれませんが、書き物があるときは証拠があり、記憶が失敗しても信頼できる参照があります。特にストレスが多いので、このような紙の痕跡のあるシステムを使うと本当に役に立ちます。また、他の部門が適切に仕事をするように強制するので、「パズル」をしたり、してはいけないことに時間を費やす必要はありません。ボードを変更するために立ち上がる必要はありません。フォルダにデータを入れて、証拠を提示するだけです。

ラッシュ

あなたがそれを止めることができる方法はありません、そして、いくつかの会社は他の人ができないラッシュを届けることができるという理由だけで大きなお金を稼ぎます。そのうちの1人で働く可能性があります。したがって、あなたができる唯一のことは、あなたが効率的なワークフローを持っていること、そしてプロジェクトがそれを遅くしないことを確認することです。

しかし、できることにはいくつかの制限があります。最初に行う必要があるのは、1日に実行できるプロジェクトの数と、平均してどれだけ多くのラッシュを実行する必要があるかを評価することです。

通常、見積もり部門またはジョブの価格を設定した担当者は、各プロジェクトに費やされる予定の時間数を知っている必要があり、それについても知らされる必要があります。論理的には、1日8時間作業する場合、通常のプロジェクトの最大5〜6時間を計画し、急いで2〜3時間残しておく必要があります。ランチタイムをカウントして一時停止すると、さらに少なくなります。このようにして、その日に行う必要のある特定の数のプロジェクトのための時間を確保し、予測できない緊急事態のために追加の時間を確保することができます。そして、急いでいない日があれば、翌日のプロジェクトを開始するだけです！それがあなたがいつもすべてを時間通りに終わらせる方法です。

あなたのマネージャーはあなたに一日に14時間の仕事を与えて急いで追加することはできず、あなたが時間通りに来ることを期待しています。ある時点で、品質が低下したり、燃え尽きたりします。とにかく、それは意味がありません。時間を作成することはできません、それをよりよく使用することができます！彼らがこれを望むなら、彼らはプロジェクトで平和にそしてフルタイムで働くことができるように、より多くのデザイナーやマネージャーを雇う必要があるでしょう。

上司が特別な要求をする場合、あなたはそれを行いますが、いずれにせよ、それらは上記のようなシステムに適合するはずです。彼がこれを行うのは完全に正常であり、単に急いでいると考えるべきです。しかし、彼と自由に話し、それが通常のプロジェクトとして実行できるかどうかを彼に尋ねることができれば、彼はあなたにこれらの要求のためにより多くの時間を与えてくれるでしょう。それは彼のビジネスであり、結局彼はお金のためにそこにいます。

スケジュール

上記で説明したように、各プロジェクトには、それぞれについて正確な期間が計算されている必要があります。ガントチャートは、ワークフローをよりよく視覚化するのに役立ちますが、率直に言って、それを使用して、作業を準備する部門が使用する必要があります。2日間の高速ワークフローでは、チャートの修正に時間を費やすことはほとんど役に立ちません。

一つのこと：他人を喜ばせるために多くを約束しないでください。現実的になる。あなたが働いている環境がどのようになっているのかはわかりませんが、通常、すべての部門は結局デザイナーに余分なリクエストや独自のプロジェクトへのより多くの注意を求めます。これに注意し、自分のフォルダのスケジュールを守り続け、実行する予定だったプロジェクトの配信日と実際の急ぎを尊重する必要があります。そうしないと、自分自身と組織化されている他の同僚にペナルティを課すことになります。

ファイルの命名

これは非常にうまく機能するシステムです：

バージョン管理に使用するファイル命名規則は何ですか？

以前は常に新しいタスクと新しいタスクの流れの下で作業していたとき、私の最高のツールはGmail、OS XのFinder、ノートブックノート、InDesignでした。

でGmailの、私のクライアント（または多分あなたのディレクター）は、タスクで私に電子メールを送信します。メールには日付があり、場合によっては期限もあるので便利です。フォルダを作成することもできます。これも便利です。メールをフォルダに整理し続ける場合、または進行中のタスクのメールを受信トレイの上に置いたままにしておくと、午前中にコンピュータの電源を入れた瞬間に、進行中のジョブのメールとおそらく期限を確認できます。上手。

ではOS XのFinder、私は通常私が作成したすべてのフォルダを日付、およびそれぞれの新しいタスクのフォルダを作成しました。たとえば、「2015-08-05-Client-name-project-name」です。このように名前を付けることは非常に重要です。たとえば、 "2015-08"で作成されたすべてのものをコンピューターで検索し、名前または変更日で結果を簡単に並べ替えることができるからです。さらに、Finderは起動時に開いたままのフォルダを再度開くので、作業中のフォルダをFinderで開いたままにすることができます。

でInDesignの仕事のほとんどは、多くのデザイナーのための起こる場所で、多くのプロジェクトを同時に開くことができます。また、Finderと同様に、アプリケーションを閉じて再度開くと、進行中のプロジェクトが再度開かれます。したがって、15のプロジェクトをInDesignのタブに並べて配置し、完成するまで1つずつ切り替えることができます。それらがタブで開いている場合、それはあなたの目の下で、まだ完成していないことを意味します。それらをエクスポートしてプリンターに送信したら、タブを閉じることができます。

最終的には、ノートをノートに保存することも整理するのに良い方法です。進行中のすべてのタスクをリストし、それぞれの期限を書き、完了したら大きなマーカーで消去またはブラックアウトします。このようにして、何が残されているかを確認するだけです。時々、新しいシートに現在のtzskを書いたり、上司とのミーティングの後で書き戻したりします。