TCS会議を改善するための小さなステップはありますか？

多くの場合、TCSカンファレンスに参加するとき、カンファレンスの主催者が面倒を見てくれることを望んでいる小さな詳細に気付きます。そして、会議を開催するとき、すでにそれを忘れています。

したがって、質問：TCS会議を改善するために簡単に実行できる小さなステップはどれですか

うまくいけば、この質問が、会議を開催するたびに再確認できるリソースになり、同じ間違いを何度も繰り返さないようにすることができます...

私はここで、比較的小さくて安価な詳細に興味があります。会議の主催者は、時間内にそれについて考えていれば簡単にできたことでしょう。たとえば、会議のWebページに事前に配置できる有用な情報かもしれません。1日を節約できる5ドルのガジェット。宴会用のレストランを選択する際に考慮すべきこと。コーヒーブレイクの最適なタイミング。または会議バッジの理想的なデザイン。

ここでは、会議の取り決めのすべての側面（論文の提出、プログラム委員会、レビュー、現地の取り決めなど）をカバーできます。

これはコミュニティWikiの質問です。回答ごとに1つのアイデアを投稿してください。他の回答は、意見の重要度に応じて上下に投票してください。

1. 価格を下げてください：1人$750あたりのホテル主催のカンファレンスで素敵なオードブルを手に入れることができます。それは事実ですが、1人$100あたりの大学主催のカンファレンスで得られる知的雰囲気を損なう傾向があります。また、講演を行う参加者だけを参加させるのではありません。大学の学生が無料で参加できるようにします。
2. スペース並列セッション。これにより、人々は実際にセッション間を移動できます。
3. しかし、並行セッションでも自律セッションであるように、事前に並行セッションで講演者と参加者の間の相互作用を奨励してください。これにより、相互作用が促進され、並列セッションがサブフィールドの議論を前進させているという感覚が生まれます。一部の会議（ドイツ語の言語会議、DGfSなど）では、これをすべての並行セッションを独立したワークショップにするという結論に至りました。

静かな部屋の限られた数のテーブル/デスク

問題：すべての人がすべてのセッションに出席するわけではなく、会議が最も近い/開催されるホテルに宿泊する人もいないでしょう。

解決策：静かな部屋にある数台のテーブル、机、椅子は、邪魔されずに読書、書き込み、タイピング、ブラウジングを行うことができます。

手続きとしてUSBスティックを配る

はい、論文はオンラインですが、会議室や近くの公共エリアでワイヤレス会議が行われることはめったにありません。CD-ROMは現在の主な電子媒体ですが、大部分の人々はCDドライブのないタブレットやネットブックを持っています。USBドライブのコストは汚れよりも少なく、名前が正規表現「iP *」と一致しないほとんどすべてのコンピューターで動作します。

各USBスティックに電子議事録を事前に入れたくない場合は、登録デスクのPC（または3人）から、または既に自分のダンプを捨てた同僚から、自分のスティックに電子議事録を記入させます。他のデバイスに貼り付けます。

会議のウェブサイトで、空港から会議ホテルまで公共交通機関で行くための簡単だが詳細な指示を投稿してください。

数十のオプションを与えないでください-簡単で従うのが簡単な1つまたは2つのルートのみ。購入するチケットの種類、場所、方法、費用を教えてください。特に夏に会議が開催される場合は、投稿する情報が実際に最新かつ有効であることを確認してください。

（ロンリープラネットのガイドブックを見て、初めて町を訪れる人にとってどんな情報が役立つかを知るのは良い考えかもしれません。）

同様のトピックについての講演を同時にスケジュールしないでください。

一目瞭然。言い訳はありません。

すべての会議参加者がコーヒーブレーク中に同時にログオンした場合でも、WLANが実際に機能することを確認してください。

参考文献：

• 「会議でのWiFi」問題、Joel Spolsky著。
• 大規模なハイテク会議でインターネットアクセスとWi-Fiが常にひどいのはなぜですか？@サーバー障害。

抽象的な小冊子。

問題：現在、議事録はほとんどがオンライン（良いこと）であり、論文のトピックを見るためにラップトップのロックを解除する気はありません。

解決策：抽象小冊子を提供します（一部の会議では既にこれを行っています）。これは、要約をプレゼンテーション順にリストする小さなブックレットであり、講演の内容を決定するための簡単なリファレンスです。

注：これは、すべてのIPadを持ち歩くまでの暫定的なソリューションです:)が、それでもすべての要約を1か所にまとめると非常に便利です。

会議活動のカレンダー

問題：複数のセッションを追跡するのは難しく、大規模な会議ではすべての講演に参加したくない、または予定している講演の特別なリストを維持したいことがよくあります。

解決策：会議では、少なくともGoogleカレンダーまたは携帯電話/ラップトップにあるカレンダーアプリにスロットできるカレンダーファイルを提供する必要があります。ICS形式はかなり標準です。

注：会議はさらに進むことができます-KDDでは、会議に関連付けられたソーシャルネットワーキングサイトにログインし、興味のある講演に基づいてカスタマイズされたカレンダーをエクスポートできます。この質問の範囲。

2列形式を取り除き、一般的に紙の準備を合理化する

現在、典型的なTCSペーパーには4つの異なるバージョンがあります。

1）予備的な完全バージョン-これは、会議の提出前に作業する完全な証拠を備えたバージョンであり、多くの人々が提出とほぼ同時にオンラインで投稿します。

2）提出バージョン-これは締め切りの数日前に急いで準備されたバージョンで、30ページの素敵な用紙を読みにくい10ページの用紙+ 20ページの付録に変換します。

3）カメラ対応バージョン-これは、会議で実際に公開される2列形式のバージョンです。これは、その間に取得したレビュー担当者のフィードバックと洞察を提出または予備の完全版に組み込み、会議で提供されるい2カラム形式のテンプレートとの互換性を確保することにより得られます。（2カラム形式は見苦しいという多かれ少なかれ普遍的な合意があると思いますが、それが存在する唯一の理由は、それほど前の印刷された議事録の名残です。）

4）ジャーナルバージョン-これは、上記のフィードバックと洞察だけでなく、ジャーナルに送信する別のパスの結果も含まれるフルバージョンです。技術的な理由から、バージョン3と4で同じtexファイルを維持するのは難しい場合が多いため、これら2つのバージョンを作成する際に作業を複製する必要があります。

これを考えると、おそらく多くの論文がステージ4に到達しないことは驚くことではなく、残っている最も成熟したバージョンはこのい2カラム形式です。

次の変更をお勧めします。

1）Emanuelleが言ったように、PCは最初の10ページを超えて読むことを義務付けられておらず、一般的に技術的な詳細をスキップするために彼らの判断を使用できることを理解して、会議に完全な予備論文（すなわち、バージョン1）を提出します証明の。

これにより、著者（1つ少ないバージョン）およびPCでも簡単になります。実際に証拠を見たい場合は、付録でそれらを探し回る必要がなく、常に現在の状況をシミュレートできるためです。提出物の最初の10ページを印刷し、残りは無視します。（Russell Impagliazzoはかつて、投稿にはページ制限を設けるべきではなく、x = 1,2,4,8、...の場合、最初のxページを読むことでレビュアーが次のxページを読みたくなるよう指示するだけだと言っていました。 ）

2）カメラ対応バージョンの場合は、1列形式を使用し、最小限の侵入性のラテックステンプレートを使用します。これにより、同じファイルで作業しやすくなります。

実際、私が提案するのは（より大きな変更ですが）、カメラ対応バージョンを10ページの単一列に制限することで、真の「拡張抽象」にすることです。あなたの論文がすでに受け入れられており、完全な詳細を含むバージョンがオンラインで利用可能であることを考えると、これらの10ページで詳細を説明したり、論文が素晴らしい理由をすべて列挙するためにスペースを無駄にする必要はありません。あなたの仕事の背後にある主なアイデアを可能な限り簡単な方法で説明しようとすることに焦点を当てます。この形式の論文は実際には貴重なリソースであり、フル/ジャーナルバージョンの上にもう1つのバージョンがあることを正当化すると思います。また、会議のバージョンには必ず証拠の詳細が含まれないという事実は、人々がジャーナルに投稿することを促すと思います。

会議の参加者にいくつかの良いホテルをお勧めします

推奨されるホテルのリストに10以上のホテルがある会議に参加しました（または、「これは多くのホテルがある大都市です。気軽に選択してください」というメッセージが表示されます）。たくさんの選択肢があるのはいいことですが、まず、都市を知らない人が自分に最適な都市を選ぶ必要があることを意味します。第二に、これにより、他の多くの会議出席者と同じホテルにいる可能性が大幅に減少します。

代わりに、地元の会議主催者は、参加者よりもはるかに優れたホテルの最適性を評価できるため、価格に基づいて最大で3つまたは4つのホテルを推奨できます。学生と低予算の人々には安い選択肢があり、資金の制約がない人々には別の選択肢があるはずです。そうすることで、多くの参加者が同じホテルに集まり、朝食中に交流したり、会議への出入りを一緒にしたりすることができます。

時々、この提案は、エリア内のホテルが小さく、非常に速く満杯になると実行不可能です。このような提案を行うことが可能な会議にこの提案を向けることを意味します。

会議用に複数のWebサイトを用意しないでください。

考えられるURLが多数ある場合は、それらすべてが同じ場所にリダイレクトされるようにしてください。ある場所から別の場所に情報を手動でコピーして、複数のサイトを維持しようとしないでください。

これはばかげて聞こえるかもしれません-なぜだれもが異なるコンテンツで複数のWebサイトをセットアップするのでしょうか？クールなドメイン名と派手なレイアウトの「公式」Webサイトがありますが、更新するのは非常に困難です。その後、別のWebサイトがセットアップされ、すぐにどのサイトが最新情報をチェックするのか分からなくなります。

人々は派手なウェブサイトを必要としません。彼らは情報を見つけたい。

（あなたはこの前に見ていない場合は、ここ最近の例である：1、2。）

価格を低く抑えますが、学生の登録料に会議の宴会を含めるようにしてください。

学生が技術的な理由で宴会を欠席することは非常に一般的であるようです：登録料には宴会が含まれていません。彼らのインストラクターおよび/または大学は登録料を喜んで支払います-それが何であれ、それが何を含んでいようと-何らかの理由で、彼らは「余分な」費用をカバーすることを拒否します。

会議の宴会は、学生が人と知り合う絶好の機会になる可能性があります。学生がこの機会を逃すたびに残念に思います。追加料金（航空便、ホテル、登録料などに加えて）は通常は取るに足らないものなので、ほとんど官僚制の問題です。

登録料を適正に保つために、どこか他の場所でお金を節約することができます-会議バッグのようなものはそれほど重要ではありません。また、学生の夕食を後援する会社を見つけることもできます。そして、宴会はそれほど豪華なものである必要はありません。素晴らしい食事と素晴らしいロケーションは素晴らしい追加物になりますが、最終的には社会的側面が最も重要です。

学生担当者がいる

質問へのコメントで行われたユッカの補足要求に対処するには：

若手研究者（学生またはポスドク）と魅力的で経験豊富な学者（教授）の2人（またはそれ以上）を参加させて、初期段階の研究者の活動を調整します。前者は飲み物や他の社会的イベントの計画を担当し、後者はおそらく会議の特別な目的のセッションで、またはおそらく飲み物でキャリアと研究のアドバイスを提供できます。（オプションの第三者は、産業連絡先である可能性があります。）

セッションルームのドアの近くに印刷されたプログラムを投稿します。

基本的なことのように聞こえますが、何らかの理由でほとんどの会議はこれを行いません。費用はかかりませんが、「これは私が行きたいセッションですか？」、「コーヒーブレイクは何時に終わりますか？」などの簡単な質問に答えるのに非常に役立ちます。抽象小冊子を見ずに。

会議の提出= arXiv ID。

現在、会議の提出物は通常PDFファイルです。PDFファイルの送信を依頼する代わりに、送信したい作品のarXiv識別子を入力するように簡単に依頼できます。

[もちろん、arXivの論文は会議の提出のようにフォーマットする必要があります。10ページのテキスト+付録に不足しているすべての詳細。]

これは比較的簡単に実装でき、多くの利点があります。

• 論文が受理された場合、この方法により、完全な証明を含むバージョンがどこかで永久に利用できることが保証されます。会議論文が結果を主張し、決して表示されない将来のジャーナルのバージョンを参照するという典型的な状況は二度とありません。

• すべての結果はもっと早く公表されるでしょう。他の人が以前の仕事に基づいてより迅速に構築でき、並行して何度も車輪を再発明するリスクが少ないため、TCSをより速く進歩させることができました。ArXivは信頼できるタイムスタンプを提供するため、誰かが他の人の作業を盗むのは疑いありません。

• レビューはより面白くなり、倫理的な問題は少なくなります。これで、すでに公開されているものを確認することになります。自分の仕事で結果をどのように使用するか、どのように改善するかなどを考え始めることができます。

• 受理された論文のリストが公開されると、すべての受理された論文にarXivリンクを追加するのは簡単です。このように、人々は会議の前にかなり前に面白そうな論文をすでに見ることができました。

明らかにいくつかの欠点もあります。arXivに論文を投稿するには時間がかかります。実際には、最初にarXivに送信してからスリープし、翌日に会議の送信を完了する必要があります（それでも良い考えの場合）。しかし、これは必ずしも悪いことではないと思います...

（もちろん、今では、印刷された議事録や商業出版社の必要性がほとんどないことも明らかです。結局のところ、arXivリンクを含む受け入れられた論文のリストは、本質的に、私たちが必要とするすべてです。地元の大学の出版社は、豪華な議事録を入手するために低コストでそれを処理できますが、これは話題から外れています。出版社を取り除くことは、人々が簡単に実装できる小さな変更ではありません

「論文ごとに1回の完全登録」は必要ありません。これにより、学生が学生が執筆した論文を持っている場合、学生は学生登録を支払うことができなくなります。特にこの方針は通常、紙の承認後に発表されるため、多くの人をひどく怒らせます。

これを最近行った会議には、ISAAC、IWOCA、およびCOCOAが含まれます。

これを行う理由は、特に専門家社会に裏打ちされていない会議で、特定の収益額を保証するためだと思います。しかし、学生/教職員のミックスの合理的な予測を把握し、それに応じて登録を設定することは、実際には主催者の責任です。

ALGO 2009をアレンジした後、いくつかの考えをまとめました。PostALGO post：エチケットとエチケットをご覧ください。1つのアイデア（この素晴らしいスレッドではまだ言及していません）だけを強調する必要がある場合：目に見える読みやすい名前タグと、実際にそれらを着用するためのオーガナイザーからの繰り返しの強い信号。特に、主催者はプログラム委員会の大物、招待されたスピーカー、運営委員会にそうするように依頼できると思います。

助成金に関する情報を公開し、登録時に割り当てを試みる

会議に登録してフライトを購入する前に、学生や新しいポスドクなどが利用できる助成金を知っておくといいでしょう。（1日に出席し、それに応じてフライトとホテルを予約した後、1週間の出席と宿泊の支払いのための助成金が提供されたことを知ることほどイライラすることはありません。）

同様に、可能であれば、会議に到着したときに小切手や現金を受け取るのではなく、登録時に助成金を取得するのが良いでしょう。異なる通貨を使用する別の国での会議のボーナスポイント。

（私はある会議に行ったことがあり、そこでは会議の当日まで登録の支払いを処理しませんでした。

金曜日に締め切りを置きます。これにより、他の多くの重要な人が幸せになります。

専門的なソフトウェアを使用して、論文の提出、レフェリーの割り当て、レフェリーレポートの受信、PCメンバーによるレビューの評価の収集、結果のコミュニケーションを管理します。

Edutech wikiの会議管理ソフトウェアには、いくつかのオプションがリストされています。

提出の長さを制限しないでください。代わりに、著者にXページ内でポイントを作ってもらい、カメラ対応バージョンの長さを知らせてください。最近のPCのいくつかは勇気を持ってそうしていますが、これはまだ標準的なものではありません。

シーケンシャルトークの数を減らします。すぐに続く3つの30分間の高度な技術的講演は絶望的です。誰もその間、休憩なしに集中することはできません。理想的には、すべての話の後に休憩が必要です。

講演/講義を記録し、ビデオをオンラインで利用できるようにします。

講演中、電子的に表示するに、スピーカーに残された時間を（例については、TEDトークのビデオを参照してください）。私が議長を務めた最後の会議では、フルスクリーンで簡単なJavaアプリケーションを使用しました。「手で」それを行い、時計に目を向け、「10mns left」、「5mns left 「」、「残り1分」、「今すぐ終了」と書かれています。

ボーナス：タイマーが終了した後、色の点滅で消費時間を表示します。

論文の多数の人物のコレクションを使用して、会議用Tシャツを作成します。（ACM SCGは25年間でこれを2回行っています。他のカンファレンスで知っていることはありますか？）

会議用バッグを使用する場合は、リサイクル可能または再利用可能にします。

登録者にバッグを渡す必要がある場合は、あまりにも多くのものを配っています。誰もがそれを捨てるだけで、多くの場合、ホテルには紙のリサイクルさえありません！それでも、布バッグを使用する場合は、食料品の買い物袋などの便利なデザインを選択してください。ビニール袋を使用する場合は、ホテルにプラスチック製のごみ箱を求めてください。

重要な日付の中に、特別号の招待状の日付を含めます。

それ以外の場合、著者はどれだけ待つことになっていますか？

納期を守る：

1. 提出期限：個人的な注意が必要な不安定なサーバーなど、提出期限が異なる理由はさまざまです。ただし、締め切りが何であれ、それを明確に投稿し、ほとんどの提出者（米国の東部標準時間、ETなど）にとって使い慣れたタイムゾーンに変換します。会議Webサイトの良い哲学は、1つの検索クエリごとにn人を保存できる場合は、そうすることです！

2. 登録締切：早期登録締切の場合、合理的な締切は、どの時間帯でも1日の終わりです。それがブログで発表され、カレンダーに掲載されます。午後3時ET（ahem）にする理由はありません。

CouchSurfingを宿泊施設として奨励する

私は人々をCouchSurfに結びつけると言っているわけではありませんが、ホテルの推薦で、地元の研究者（または学生が主に使用すると思われる学生）が「たくさんの人をホストできる」というメッセージを投稿できるページを追加すると想像してください、 メールをください"。

それをする準備ができている人だけがそれを使うでしょう。たとえば、会議に参加する学生にとっては、次のような良い方法があります。

• 入場料を引き下げます（宿泊費はかかりません）（カウチサーファーの場合）
• ランダムなCouchSurfingではなく、フィールドの人々に会い、より良い相互作用を持ちます（couchsurferとホストの両方）
• 知っている人と一緒に市内の見どころを訪れ、最大限に楽しんでください。

これは最初から多くの作業を行うことができると思いますが、CSに特化した組織が会議主催者のためにこれを行うことは可能です。ウィンウィン。

私はこれがすべての人によって使用されるわけではないことを知っていますが、それを使用する人は本当にそれから恩恵を受けると信じています（個人的な経験、私はいつも素晴らしい時間を過ごしましたCS）。

（これはTCS会議に固有のものではありませんが、一般的にはより良い会議に役立ちます）

若い研究者のための数学会議で私が見た良いアイデアは、すべての参加者に短い「研究声明」を書くように頼むことです。まだ多くの結果を出していない若い参加者の場合、興味の説明は大丈夫でしょう。その後、会議の少し前に、声明がウェブページに公開されます。これの実際の例：http : //bcc.impan.pl/12Young/uploads/statements.pdf（幾何学的群論の会議）

これは、「ここに誰も知らない」という問題に苦しんでいる後輩の参加者にとっては特に役立つと思いますが、学生でさえもはや匿名の塊ではないので、逆の場合もあります。もちろん、これは400人のイベントではなく、小規模な会議/ワークショップに適していますが、それでも実装する価値があると思います。