企業データを共有していますが、Googleドライブの設定を改善するにはどうすればよいですか？

企業のGoogle Appsアカウント（有料）があり、Googleドライブの使用を開始する前にネットワークドライブ上にあったすべてのドキュメントを所有する中央ユーザー（CompanyArchiveと呼びます）があります。これは約50 GBのデータですが、現在すべてが関連しているわけではありません。このすべてのレガシーデータは、「LegacyData」と呼ぶ単一のフォルダーに含まれています。

このフォルダは社内の全員と共有されます。

これにより、次の望ましくない状況が発生します。

1. 従業員は、検索した場合にのみLegacyDataを表示できます。Googleドライブの他の場所には表示されません。

2. 従業員がLegacyDataを検索する場合、従業員はそれを自分の「マイドライブ」にドラッグできます。次に、50 GBの古いデータが同期を開始します。この時点で、従業員は通常、異常終了して、同期の終了、Googleドライブアプリの終了、IT担当者への電話などを行います。

3. 同期が成功した場合、従業員はLegacyData内で興味深いアイテムを見つけ、別の場所にあると判断し、LegacyDataフォルダーの外に移動します。その時点で、他のすべての従業員は重要な何かが削除されたと考え、ITガイに慌てて電話をかけ始めます。

だから私にはこれを間違った方法で行ったと感じており、現在の設定は悪いです。私は、Googleドライブを実際の全社的な「クラウド内のネットワークドライブ」として設定できるようなベストプラクティスを見つけることができません。一方、従業員はGoogleドライブを信頼していないため、無料のDropboxアカウントを使用してドキュメントを共有し始めました。ただし、チーム向けのDropboxの場合、年間1000〜2000ユーロかかります。これは、Googleドライブに支払う金額よりも約900〜1900ユーロ多くなります。また、会社全体がGoogle Appsの他のすべての側面に非常に満足しています。

質問：

全社的な「クラウドのネットワークドライブ」としてGoogleドライブを使用して、誰が私たちを正しい軌道に乗せることができますか？理想的には、すべての従業員が同期する対象を自分で決定しますが、それらが機能する限り、いくつかの単純なITルールを完全に順守することができ、単純なルールの違反がすぐに発生することはありません。会社の契約フォルダ "パニック。

残念ながら、Googleドライブに関する問題は、より深い一連の問題の兆候です。一部の設定を変更したり、他のツールに切り替えたり、ドライブを別の方法で使用したりすると、さまざまな症状が発生する可能性がありますが、コアの問題は解決されません。

（準備が整い、これにはしばらく時間がかかる場合があります。TL'DRバージョンは次のとおりです。レコードの保持と廃棄の計画、およびレコードのアクセス計画を用意して実装する必要があります。）

だから、私があなたの「コア」問題になるために取るもの：

1）ユーザーがおかしくなっているのは、ユーザーが使用しているシステムが予期しない動作をするためです。問題を解決する前に、ソリューションを実装できるようにユーザーの期待をリセットする必要があります。そうでなければ、あなたの変更はシステムをさらに気まぐれで予測不可能にします。

2）「いくつかの単純なITルール」の緩やかなセットに依存している場合は、おそらくDOAです。有能な人々は間違いを犯し、多くの場合、彼らの間違いはより多くなります。。。面白い。有能な人々は、「最高」が「最も直感的な」に変身した後も、問題の最善の解決策について意見が分かれる可能性があります。柔軟に対応できる場合は、柔軟に対応してください。柔軟性が体系的な問題につながる場合、厳格になる。これをアプリオリに理解する方法はありません。

最初のステップは、特定の種類のレコードがどこにあるかをユーザーがよく理解できるようにすることです。2番目のステップは、特定の種類のレコードがその有用性を超えて死ぬことをユーザーに確実に知らせることです。これは、記録保持および廃棄ポリシーと呼ばれます（または、官僚的に悲鳴を上げるための「ガイドライン」。企業文化と法的ニーズによって、記録計画がいかに「ふさふさ」になるかが決まります。明確な計画は（合理的な）フリークアウトを防ぎ、問題の解決を開始するための余裕を与えます。

個人的には、最初はレコードスキーマから始めますが、ユーザーがそのスキーマのノードが扱いにくくなっていると不平を言うと、サブディビジョンを作成できます。メニューツリーの設計に関する調査を簡単に確認する時間がある場合、これはスキーマの設計と改訂に非常に役立ちます。

（側面：考案したスキーマは多少恣意的です。ガチョウの直感的なものは必ずしも直感的ではありません。これが、ドライブや同様のツールにより、読み取り専用フォルダーを独自のフォルダー構造に「シンボリックリンク」できる理由です。CTRLの使用+クリックして、ドライブの[移動]パネルで複数の場所を選択すると、この点で非常に役立ちます。

誰もがあなたの目標を理解しているので、計画を強化するツールを選択して実装できます。あなたの場合、「LegacyDrive」は、すべてのデータを現在のデータ構造に移行する間、古いデータを保持する読み取り専用のバンドエイドである必要があるようです。（つまり、保持計画で 'LegacyLegacyDrive's ad infininitumが必要な場合を除きます。）LegacyDrive、およびおそらく他のドライブは、単純な "Oh my。。。"を避けるために読み取り専用になります。あなたはより多くの時間を残してのシナリオは、複雑に対処するため、「ああ$＃！T。。。」シナリオ。

あなたはできる優れた複雑なアクセス権を管理するために、Googleグループを使用する（リンクをGmailに指しますが、解決策は同様にGoogleドライブのためにそこに働く提案しました）。Googleドライブフォルダーは通常、親フォルダーから共有権限を継承しますが、任意の方法で任意の子フォルダーの権限を変更できます。少しの練習とテストを行うことで、ドライブで（グループを介して）非常に洗練された詳細なロールベースのアクセススキーマを作成できます。

ユーザーが深いコラボレーション（およびそのためのハレルヤ）に慣れているような企業文化の場合は、すべての「閉じた」フォルダー内に「開いたサンドボックス」フォルダーを含めることができます。「公式」フォルダの「所有者」は、サンドボックスでの議論に基づいて、ファイルを公式フォルダに移動したり、公式フォルダに変更を加えたりできます。このアプローチは、オープンソースソフトウェアが「マスターブランチ」に公式ビルドへのアクセスを制御しながら、完全にオープンなコラボレーションのためのその他の領域と機会を提供する「マスターブランチ」がどのようにあるかをモデルにしています。YMMV; 必要に応じて、ローカルアクセスとスキーマの決定を行います。

もう1つ覚えておかなければならないことがあります。多くのプログラミング作業がなければ、ドライブだけではできないことがいくつかあります。コンピューターに同期されたファイルを操作して、ドライブにそれらの変更をクラウドストレージに同期させる方が簡単な場合があります。ただし、これらの変更をすべてクラウドに反映するには、Googleドライブアプリケーションを再起動する必要がある場合があります。ファイルの変更を特定するためのドライブの「開始時」の方法は、ライブの方法よりも完全です。

私が何かを逃した場合、まあ、それがこの回答がコミュニティwikiである理由です。必要に応じて変更してください！

別のツールに切り替えるだけでうまくいく場合があります。長期的には、より堅牢なファイル管理ソリューションを採用する方が理想的です。たとえば、Hyperoffice.comをチェックしてください。ちょうどあなたのために役立つかもしれません。