企業向けのGoogleドキュメントを整理するためのベストプラクティスは何ですか？[閉まっている]

私の会社は20人です。私たちはすべてGoogleドキュメントを使用しています。ドキュメントを自分の方法で送信し続けるので、私はそれらを（コレクションを介して）整理していますが、他のすべての人もそれらを整理していることに気づきました。これは優れた機能ですが、他の人がドキュメントを見つけられるようにドキュメントを整理するためのより良い方法があるようで、誰もがドキュメントを整理する必要はありません。

組織全体でGoogleドキュメントを整理するためのベストプラクティスのリソースに関する提案はありますか？

個別のドキュメントの代わりにコレクションを使用して共有できることはわかっています。

弊社ではGoogle Appsを使用しているため、Googleドキュメントを使用しています。私の管理の観点からは、[Service-Settings]というファンをクリックし、[Docs settings]でこのページで[sharing options]を選択できます。次のようになります。

[会社]外での共有オプション

ユーザーに許可する最高レベルの共有を選択します。

• （）ユーザーは[会社]外でドキュメントを共有できません

  [_]ユーザーが外部からドキュメントを受信できるようにします[会社]

• （x）ユーザーは[会社]外でドキュメントを共有できます

  [_]社外で共有するときにユーザーに警告する

ドキュメントの可視性

新しく作成されたドキュメントのデフォルトの可視性を選択します。

• （x）[会社]

  [会社]のユーザーは検索してアクセスできます。

• （_）リンクを知っている[会社]のユーザー

  リンクを知っている[会社]のユーザーがアクセスできます。

• （_） 民間

  明示的に許可された人だけがアクセスできます。

Googleドキュメントのコレクションも共有できます。したがって、ドキュメントをコレクションに整理する標準的な方法が必要な場合は、コレクション全体を社内で共有できます。

私は30人の会社のメインの管理者を務めました。私が実装した最も便利な組織化手法の1つは、共有にGoogleグループを利用することです...従業員と個々のファイルを共有したり、アクセスが不要になったときにそれらを削除したりする必要がなくなりました。単にそれらを削除するか、グループに追加します。できました。