ファックスオーバーメールのユーティリティ

電子メールとは異なり、FAX経由でドキュメントを送信するメリットはありますか？（送信者と受信者の両方がいずれかのテクノロジーにアクセスできると仮定します）。たとえば、Faxが電子メールよりも安全で便利な場合はありますか？

本当に大きな理由は署名と法律です。たとえば、一部の国では、デジタル署名を使用するときに署名をFAX送信するだけで、公式のデジタル署名を取得する必要があります（通常、そもそも存在する場合はスマートカードに保存され、手書きよりも「有効性」が低い場合があります）署名）、次にスマートカードリーダーを入手し、ドキュメントへの署名に使用するプログラムで動作するかどうかにかかわらず、ミドルウェアをインストールします。受信者は、デジタル署名で動作して確認するプログラムも必要になる場合があります。 、チェーン全体についても同様です。

一部の企業では、署名された文書を数十の異なる政府の規制当局、政府機関、銀行などに提出する必要があることは珍しくありません。そのすべてにおいて、すべての人がデジタル署名を使用するためのトレーニングを受け、装備する必要があります。このような準備は単一の国のレベルで行われる場合がありますが、署名された電子メールを他の国から受け取った場合はどうなりますか（他の人が自分で来てドキュメントに署名するだけではなく、署名がさらに重要な場合）メールは時間とお金がかかります）。

また、認証済みメールを送信するプロセス全体は少し複雑です。単純な事務員の場合は、FAXを使用する方が簡単な場合が多く、その後、彼が行うことになっている仕事に集中することができます。

だから基本的には主な理由は社会の慣性です。誰もが電子メールに慣れる必要があり、ほとんどすべての人が既にFAXを使用することに慣れているため、移行は容易ではありません。

もう1つの問題は、ドキュメントへのアクセスがいかに難しいかです。FAXを使用すると、手書きのメモを簡単に送信したり、ドキュメントを手作業で下線を引いたりすることができます。コンピュータでは、そのような「単純な」ことはもう少し複雑です。たとえば、コンピューターにドキュメントがある場合、ドキュメントを印刷し、手動で編集してからスキャンするか、コンピューターで編集する必要があります。多くの場合、コンピューターとのインターフェイスに慣れていません。鉛筆とのインターフェースに使用されます。また、マウスは描画に使用することが難しく、グラフィックタブレットは標準的なオフィスコンピューターの一部ではありません。

署名やそれに類するものを含む公式文書をFAX送信すると、受信側の人が簡単になります。大量の書類を印刷する必要はありません。代わりに、ファックスが処理し、ファックス番号を上部に表示します（整理しやすいように）。

FAXがこれ以外の電子メールに比べて大きな利点があるとは思いません。近い将来、企業が各部門用の特別な電子メールを備えた電子メールサーバーを使用できるような「電子メールマシン」のタイプを使用できるようになる可能性があります。受信したすべてのメールは、フィルタを通過してあらゆる種類のスパムを削除し、正当なメールのみを受け入れます。次に、マシンはこれらの電子メールをキャッチし、問題の部門の「電子メールマシン」に送信し、自動的に印刷されます。

このようなものが存在するかどうかはわかりませんが、それはちょっとクールです:)

法的または重要な文書を送信する場合は、電子メールを送信するよりもFAXを送信することをお勧めします。メールを送信するとき、それが到着したという保証はありません-バウンスバックメッセージを受信しないことは、到着の保証ではありません。

ファックスを送信できるのは、ファックス機が準備されており、受信を待機している場合のみです。FAXが送信されたという通知を受け取ると、相手側のFAX番号がFAXを受信したことがわかります。

多くの場合、無関係な人がそれを拾ったり読んだりしたかどうか。法的文書を送信する場合は、それが受信されたことを知る必要があります。それを読んでそれを拾うための手配をするのは受取人次第です。書留郵便を郵送するのと同じです。配達証明があり、それだけで十分です。あなたの仕事は完了し、そのメールを開いて読むのは受信者次第です。そうでない場合、それは完全に彼らの責任です。したがって、文書を受け取ったことの証明が必要な場合は、ファックスの方が安全です。そのため、金融部門や法務部門の企業は、特にトレーサビリティの法則を使用して、ドキュメントのリモート通信をファックスに大きく依存しています。

FAXを送信すると、相手がそれを受信したかどうかがわかりますが、相手があなたのメールを受信して​​読んだことを確認する確実な方法はありません（私の知る限り）。
また、相手側で添付ファイルを開くことができるかどうかわからない場合は、ファックスを使用できます。

したがって、ドキュメントの承認 と読みやすさの保証は、電子メールではなくFAXの送信を検討する2つの状況です。

FAXは通常、電話回線を介して送信され、データは中断されず、電子メールメッセージのようにインターネット上の任意のポイントで傍受されることはありません。また、機密の電子メールのように、ファックスを簡単に、または誤って意図しない相手に転送することはできません。

私のメモ/その他の情報源からの要約：

ドキュメントを取得して印刷し、署名し、再度スキャンするのに飽きました。

それで、私がしたことは私の署名とイニシャルをスキャンすることでした。次に、ドキュメントを取得したら、「画像を追加」して署名とイニシャルを適切な場所に配置するだけです。

さて、ここに問題があります-それを誰かに送信すると、私の署名（画像）を削除できるようです。

[プロパティ]を[ロック]に設定しても、次のユーザーが[ロック]ボックスをオフにして削除できるようです。

これを永続的にして、誰も（または少なくとも私以外の誰も）それを削除または変更できないようにする方法はありますか？

Foxit Readerによって追加された画像は注釈レイヤーにあります。

ページの整理/フラット化。。。ドキュメントレイヤーで署名を作成し、他のユーザーが削除できないようにする必要があります。

次に、ドキュメント制限の「ドキュメントの変更」を「許可しない」に設定します。

次に、PDFにパスワードを追加し、それを受信者に電話します。

または、1から1,000の番号が付いたスプレッドシートに20桁のパスワードを1,000個作成する場合があります。パスワードで保護し、受信者に電子メールで送信し、パスワードを彼に電話します。次に、パスワードで保護されたPDFを電子メールで電子メールで送信し、パスワード番号0850などを電子メールに含めることができます。

PDFがサーバーに常駐していることを永遠に心配する必要はありません。

それを見る唯一の人はあなたがパスワードを与えた人です。

したがって、IMO、PDFはFAXよりも安全に実行できます。

保険会社から銀行情報をファックスまたは電子メールで送信するように頼まれました。サードパーティに傍受される可能性がはるかに少ないという理由だけで、私は古い学校のファックスを選択しました。しかし、ほとんどの場合、Eメールと私の銀行情報は、Eメールサーバーと保険会社のサーバーに合法的に長期間、おそらくは永遠に残ることになります。最近の電子メールハッキングを考えると、それはリスクに値しません。