メール通信を改善する方法

同僚に送信したメールの言い換え

システムAに問題があることに気づきました。Xが原因ではないと判断しました。Yが原因であると思われます。（Yを担当しているので）見てください

（この同僚はYを担当していることをよく知っているため、括弧内の部分は私のメールに含まれていませんでした...それが理解できるように、それが彼にメールを送信していた理由です）

半日後に同僚に出会い、「まだシステムAの問題を見ていましたか？」と言います。「ああ、そうです、システムAが壊れているというメールを受け取りましたが、おそらくXが原因だと思ったので、確認するのを待っていました。」

明らかに、私のメッセージは伝えられませんでした。これは私が送信する電子メールのあまりにも一般的な結果であり、非常に落胆しています...しかし、私はどのように私の電子メールをもっと明確にすることができるかわかりません。それらは常に、簡潔で明確で、私が作成できるほど重要です。助言がありますか？たぶん、これらのタイプのコミュニケーションに効果的ではない電子メールの媒体に固有のものがありますか？

電子メールの最初にあなたが欲しいものを彼らに伝えるためにあなたはそれを並べ替えることを試みるかもしれません。

システムAに問題があることに気付きました。私はすでにXを見ており、それが原因ではないと判断しました。Yが原因の可能性があります。そのため、私はあなたの支援が必要です。この問題により、So＆Soの仕事が妨げられているため、Yを最初の都合で見ることができれば、本当に感謝しています。

ありがとう！

あなたはそのような何かを試すかもしれません。

また、件名は体よりも重要な場合があります。この電子メールの場合、件名に次のように言わせます。

件名：システムAに問題がある場合、Yを確認してください

メールであってはなりません。

それはあなたの追跡システムに入るはずです：

• ケースエントリは障害レポートです。
• 最初にあなたに割り当てられ、あなたがチェックしたのでXの結果ではないことに注意する最初の応答で（この結論を裏付ける追加情報とともに）。
• その同僚に割り当てられ、Yである可能性があると思われることに注意してください。

この時点で、彼の問題は...

編集：

実際、これはいくつかの点で、質問に対する貧弱な回答です。なぜならそれはそうではないからです-しかし、それが意味することは有効です。これにより、現在受信者が対処すべき問題が明確になります。

電子メールの場合-「次の問題を見てください...」の行に沿って何かから始めることができますが、メッセージのテキストの上にタスクとして明示的にフラグを立てる方がよい

この暴言を個人的に受け取らないでください、私も罪を犯しています。

これは私がメールの使用について嫌いなものです。これは、メールシステムが呼び出すタスク/トドとして送信する必要があります。期日あり。タスクを送信することに関して会社の文化的な問題があるかもしれません。それは、それがきちんと尋ねることとして出くわすのではなく、注文を与えるようなものだからです。受信者はリクエストを拒否し（あなたの場合はプラスになります）、別の時間を設定できるため、そうではありません。

会議出席依頼はカレンダーアイテムです。これは、誰かが会議を開くことができるかどうかを尋ねるときに特に痛みを伴い、彼らは時間枠を与えず、彼らが5月のカレンダーにアクセスできるときに胃を蹴ります。

1つの送信メールを3〜4回やり取りした後、電話を取り始めるか、少なくともチャットを開始します。それは、テキストでアーカイブする必要のない何かの47段落の説明にも当てはまります。

アーカイブといえば。「自分の」受信ボックスにのみ送信されるクライアントに関するメールを受信するのはなぜですか？私が会社を辞めたとき、誰かがこれを望んでいて、彼らは私の受信トレイを手に入れるつもりはありません。私が行ったときにアカウントを「引き継ぐ」可能性がある人に転送することができました。だから今、私はいくつかの文書システムに電子メールをコピーするか、他のみんなと同じようになり、50のフォルダを各クライアントに1つずつ電子メールで送信し、そこにドラッグする必要があります。そして、私がいなくなったとき、いくつかの貧しい吸盤がそれらすべてのフォルダーを通過し、私の古いメールアドレスに送信されたスパムを受信し続けます（正直、私はそのポルノサイトには行きませんでした）。

BigBoss@OurMostImportantClient.comからの電子メールは、現在または将来取得する必要があるユーザーが取得できるように、中央の場所に移動する必要があります。MyBigBossに直接接続されている場合は、おそらくそうではありません。ただし、重要なクライアントおよびビジネスパートナーの電子メールをルーティングする機能が必要です。

WikiとSharePoint、およびcontactg管理を組み込んだ垂直市場アプリケーションは優れていますが、電子メールは処理しません。誰かがそれを取り除くまでこの混乱を片付けなければなりません。

申し訳ありませんが、あなたの質問に対する答えはどこかにあります。メールシステムと同じです。

より良い方法がなければなりません。そして、それは確かにTwitterではありません。

• メッセージは短く簡潔にしてください。
• 段落スタイルの散文よりも箇条書きリストを優先します。
• 受取人を知ってください（つまり、非プログラマーと話すときは専門用語を避けてください）。
• メールは控えめに使用してください。
  • あなたが過剰なコミュニケーションをとると、人々はあなたを追い出します。

バグ追跡メカニズムを選択して特定の例を処理することは、他の人が言ったように、おそらくより良い解決策です。そうは言っても、電子メール通信についてのより広範な質問は詳しく見るに値します。

• あなたの電子メールはあなたが主張するのと同じくらい明確であることを考えると（そしてここであなたの非常に明確に表現された質問に基づいてそれを疑う理由はありません）
• そして、人々は両方とも言った電子メールの受信と読み取りを認めていることを考えると
• そして、これは孤立した、またはまれな出来事ではないことを考えると
• それから私は問題があなたの電子メールの明快さであることを疑う。

「たぶん、これらのタイプの通信には効果的ではない電子メールの媒体に固有の何かがあるのでしょうか」と尋ねると、あなたは同じように疑うようです。しかし、私はあなたが他の媒体で成功することを疑います。フラストレーションの原因は、おそらくあなたのチームとの関係にあると思われます。

チームの人たちがあなたを真剣に考えていないように思えますが、それはメディアやコミュニケーションのスタイルを変えることで対処できるよりも広範な問題です。コミュニケーションを真剣に受け止めたい場合は、真剣に受け止められない理由を理解し、是正する必要があります。この尊敬の欠如の中心になりうる多くの可能性のある要因があり（あなたは新しい、または若い、または文化的に異なる、または証明されていない、または過去に間違っていた）、それぞれが異なるアプローチを示します修復する。そして、さまざまなチームは、さまざまな性格のタイプに対して異なった反応を示します。したがって、詳細を知らなくても、ここから先に進む方法についてアドバイスすることをheします。

これが刑務所の映画だったら、チームで一番大きな男を見つけてジャンプすることをお勧めします。プログラマーのチームの尊敬を得ることは、より困難な場合があります（ただし、一般的に病院で終わる可能性は低くなります）。