同僚にExcelを超えるデータベース+アプリケーションソリューションの利点を示すために利用できる方法は何ですか？

私はどこにでもExcelスプレッドシートがある会社で働いています。私の同僚はプログラマーではないので、彼らは自分のデータを管理するより良い/簡単/生産的な方法があるかもしれないとは考えていなかったと確信しています。当然、さまざまなスプレッドシートに現在配布されているさまざまなワークフローのニーズに合わせて調整された、リレーショナルデータベースおよびインタラクティブフロントエンドにある機能を活用できる種類のアプリケーションを提唱しています。

私が抱えている問題は、そのようなシステムのメリットをさまざまな関係者に説明しようとしたことですが、実際にゼロから書くのではなく、それらを納得させるのに苦労しています。一般に人々はExcelを理解しています（パワーユーザーでなくても）が、「データベース」という単語が表示されたり、「コード」について話し始めると、すべてが曖昧になる可能性があります。

スプレッドシートから実際のアプリケーションに切り替えることでワークフローがどのように改善されたかを示す証拠とともに、誰かが方法を提案できますか？

人がデータを管理する場合、価値を追加できる根本的に異なる3つの方法があります。

1. コンピューティング
2. ストレージと検索
3. 転送と共有。

単純な算術レベルでの計算では、Excelに勝るものはありません。経験豊富なプログラマーであっても、コンピュータープログラムの作成とデバッグにかかる​​時間の数分の一でスプレッドシートを作成できます。データをテーブルにグループ化し、ルックアップ関数を使用して、クエリで得られるいくつかの利点を得ることができます。ピボットテーブルとグラフ機能により、データを簡単に要約できます。

ファイル/ドキュメントレベルでの保存と取得には、ExcelはMS WordやMS Accessと同じくらい便利です。SQLクエリのレベルで取得する場合、MS AccessはExcelよりもはるかに優れた機能を発揮しますが、Accessを産業用強度DBMSと比較したことがあるように、Accessは非常に制限されています。

データ共有の場合、Excelは非常に原始的です。伝染によってExcelを採用しているほとんどの店は、この時点で問題に直面します。あなたの質問は、これがあなたの店の場合であることを示唆しています。

データベースの準備が整っていない場所にデータベースを導入する場合、いくつかの問題があります。1つは政治的です。スプレッドシートを使いこなす人は、システム全体の問題を認識しているかもしれませんが、自分のデータの小さな部分に対する制御に非常に満足しています。集中管理と制御を現在の分散型ソリューションに置き換えようとすると、抵抗が予想されます。その抵抗の一部は正当化されます。

もう1つは、データベースのコストです。別の応答ですでに述べたように、データベースの欠点は利点を上回る場合があります。

もう1つは、データベースの信頼性です。データベースにデータを入れる人は通常、それが自分の仕事であるか、ウェブサイトで注文するなど、自分で何かを得るために行います。彼らはコミュニティの精神からそれをしません。少なくとも、それほどではありません。適切な入力がなければ、データベースの信頼性は得られません。

現在スプレッドシートが注目されているサイトで作業しているソリューションは、MS Accessでプロトタイプデータベースを構築することです。これには明確な欠点があります。人々はデータベースについて間違ったことを学ぶ可能性があり、進化の後の段階で学習しなければならないことがあります。また、Accessのレポート機能が非常に不足していると思います。また、同時ユーザーのことを考えている場合、Accessはその点で進歩していますが、Accessを超えて考える必要があります。

Accessには3つのことが好きです。プリミティブプロトタイプを作成するのは簡単、迅速、安価です。特にデータ分析とテーブル構成をすでに理解している場合は特に、学習曲線はほとんどありません。

第二に、大きな集中型DBMSよりも威圧的ではありません。ユーザーがテーブルビューでAccessテーブルを開く方法を示すと、それをクリックするだけで、テーブルに対する恐怖がなくなります。そして、単一のファイルにデータ、データ定義、およびアプリケーションが保存されているという事実は、システムの観点から考えていない人にとっては物事をシンプルに保ちます。

第三に、ExcelとWordでうまく機能します。テーブルまたはクエリをExcelスプレッドシートにコピーするのは、ボタンをクリックするだけです。

この点に到達する前に、私はAccessについて持っていたやや卑劣な態度を克服する必要がありました。SQL ServerやOracleではありません。しかし、制限を理解している限り、それは用途があります

これらすべてを言っても、多くの小さなAccessデータベースから、専門的な管理と共有リソースを備えた単一の大規模な統合データベースにショップを移動するときは、途方もないタスクに直面します。

@WalterMittyのいい答えにいくつかのアイデア/考えを追加したいと思います。

彼は、Excelファイルの目的に本当に依存するという点で正しい。ただし、複雑なルールとデータが含まれている場合は、ルールエンジンの力を活用することを検討できると付け加えます。Drools、OpenRules、OpenL Tabletsなどのルールエンジンを使用すると、Excelファイルを使用してビジネスルールを保存したり、（少なくとも私が知っているDroolsの場合）これらのルールをオンザフライで更新したりできます。

これは、ビジネス志向の人々がビジネスをコントロールし、自分の仕事であるデータから、または少なくともIT部門の仕事からビジネスを適切に分離するための優れた方法です。私は、ビジネスの人々は、ストレージ、メンテナンス、およびバックアップを肩代わりする必要があることに同意すると思います。実際、バックアップ部分で少し怖がらせる必要があります。

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さて、そうすれば、データベースを追加した場合、データベースの正常性と整合性を維持することがあなたの仕事になるという事実も考えてください。つまり、データバックアップを保持するための方法を考案するか、ITインフラストラクチャを準備する必要があります。OracleやIBMのデータベースほど高度ではありませんが、Microsoft Accessはバックアップを作成できます（自動化できるかどうかはわかりませんが）。

最後になりますが、受け入れられる場合は、ビジネスデータの分析、データベースの構想、移行計画の準備、ビジネスパーソンによる進化計画の提出などが必要になることを忘れないでください。データ量に応じて、特定のサイズのITプロジェクトである可能性があり、おそらくあなたが責任を負うことになります。自分を引き締めます！:-)

別のシステムを使用することの利点について人々を説得しようとするとき、彼らを説得しようとするのを避けるべきです。

それは非常に奇妙に聞こえます。

しかし、私が意味するのはこれです：

人々は現在のシステムを使うのが好きです。彼らのために働く。使いやすく、迅速に変更できます。他のシステムを使用するように人々を説得するには、それらを大人のように扱います。

Excelとデータベースアプローチの長所と短所をレイアウトします。それぞれの短期的および長期的な結果を説明します。あなたが両方のすべての利点に言及し、それでも人々に変化するように説得することができれば、あなたは説得力のある十分な議論をしました。重要なのは、あなたが提示した事実と概念に基づいて、データベースアプローチの方が優れているという判断をTHEMに下せるようにすることです。

私たちが抱えていた問題は、目的が異なるが同じコンタクトを持つ異なるExcelシートの問題でした。その後、連絡先が住所を変更すると、すべてのExcelを同期するのが難しくなり、Excelシート1で住所を変更しても、Excelシート2が更新されなかったため、メールが届きました。

クライアントの中央データベースでこれを解決しました。

主にITリソースが絶望的に​​行き過ぎていたため、私はスプレッドシートがいたるところにある組織で働いていました。可能であれば、これをアプリケーションに移動していました-単に不可能でした。

その組織を去った後に行ったことの1つは、ExcelスプレッドシートからC＃/ SQL Serverテーブルメンテナンスプログラムを生成するツールを作成したことです。テーブルの構築とフィールドのラベル付けのために、列ヘッダーが列名であると想定しています。ただし、これは粗雑な手段です。結局、Excelとは関係のないことに慣れました。

私たちが抱えていた問題は、いくつかのカテゴリに分類されました。

• 検証：検証ルールが複雑な場合、人々は手順を頭の中に残さなければなりません。人々がこれらの仕組みを理解している限り、「if」ステートメントを使用してスプレッドシートを設計することは可能です。

• 共有：他の人が指摘したように、ある人が読み取り/書き込み用に開いたネットワーク共有スプレッドシートを持っている場合、他のユーザーは読み取りのみできます。コラボレーションモードでスプレッドシートを開くことができませんでした。それは、IT担当者が当時処理できなかったもう1つのことでした。

• スキーマの一貫性：私がいる状況では、各状態のスプレッドシートがありました。形式は一般的でしたが、状態データごとの状態は別々のファイルで移動しました。誰かが列を創造的に使用した場合、誰もがこの使用に同意する必要がありましたが、常に保証されていませんでした。

スプレッドシートは常にネットワーク共有上にあり、サーバーは毎晩バックアップされていたため、これは問題ではありませんでした。また、それらの1つが所属していない宛先に誤って電子メールで送信される可能性もありました。この場合、実際の被害の可能性はわずかでしたが、この組織は、「例によって導く」ことがその信頼性にとって重要である組織でした。そのような混乱は恥ずかしかったでしょう。

Craigslistで「Excel Guru」が必要な広告を見ました。私はこれを仕事の合間にいる友人に渡しました。彼は、会社が州中のサイトで稼働している建設請負見積システムを持っていることを知りました。ここの誰かは、「スタイルに合わせてより機能させる」ために、システムをarbitrary意的に改良しました。そのスタイルが何であれ、それは多くの損害をもたらしました。彼はそれを修正するために数日を費やしました。彼はほとんど仕事に向きを変え、別の都市で別のものを修理するために彼に電話をかけてきました。同じ話：誰かが望んでいることをするために勝手に「修正」しました。これはさらにひどかった。

このような複雑なシステムは、アドホックカスタマイズの「範囲外」である必要があります。