電子メールを短くするが完全にするにはどうすればよいですか？[閉まっている]

私は書いたり説明したりするのが好きな奇妙な種類の開発者です-メール、仕様、あなたはそれに名前を付けます。私は人々が物事を深く理解するのを助けることを楽しんでいます。グループの25％が、筆者が自分の立場を半分しか説明していないか、急いで書き間違えた以前の途切れた電子メールを誤解したため、グループが30または40の電子メール、電話、会議を通過するピンポン通信が嫌いです批判的な言葉、または否定的な言葉を1つまたは2つ省いた。

この特性は文書化には最適ですが、私のメールは長いので、人々は単にそれらを読まないだけです。私が使用したいくつかの戦略は、長いメールを添付されたWord文書としてフォーマットして、人々がそれらをドキュメントとして見るように促すことです（時には驚くほどうまくいきます）、または自由な段落の代わりにもっと箇条書きを使用しようとします。これらの戦略は読者を増やしますが、コンテンツはまだ長いです。

もちろん、複雑な技術的なトピックには多くの説明と説明が必要であることを大声で叫びたいが、それは誰にも役立たない。明らかにできるトレードオフはありますが、明確ではない、または後に100万の質問、誤解、または追加の「条件」が追加されるステートメントの作成を正当化するのは困難です。

コミュニケーションを短く、しかし完全に保つにはどうすればよいですか？

エグゼクティブサマリー：

入れて上部に重要な事実を、次に、以下の順に展開します。

詳細：

聴衆の半数が失われる恐れのある長い技術メールがある場合、短く正確な「エグゼクティブサマリー」を上部に配置し、以下の完全な技術詳細を含めるよう努力します。太字または下線の選択的な使用も役立ちます。

あなたが伝えようとしていることに集中してください。使用した各単語は、メッセージを伝えるのに役立ちますか？

形容詞を避けるようにしてください。暴言や説明過剰を避けます。可能な限り最も簡潔なフレーズを使用してください-長い単語や、より単純なオプションが存在する複雑なフレーズを使用して印象的な音を出そうとしないでください。わいせつな言葉は避けてください。

スティーブンキングの「執筆中」をお読みください。

私は使用する単語を少なくしました。それは仕事を非常にうまくやっているようです。

真剣に...

適切なことだけを説明してください。たとえば、ファイルのロード方法や、実行中のエラーのチェック方法などについて詳しく説明するのではなく、「ファイルをロードする」などです。

• できる限り、メールに説明全体を含めるのではなく、長い説明が必要な場合は既存の参照にリンクします。
• 受信者がしたいかについて考えてみてくださいな情報であり、それらはそれを行うには、正確には十分与えます。ハッカー以外のほとんどの人は、自分のタスクを手に入れるために必要な以上のことを知りたくありません。
• 一般的なルールとして、非ハッカーを扱う場合、1ページの長さ（600語程度）を超えるメールは長すぎます。言い回しを削減するか、参照できるリンクまたは添付できるドキュメントにそのほとんどをくっつけます。たとえば、2,000語のドキュメントは、電子メールのリンク先または添付するマニュアルになります。これにより、ドキュメントを最新の状態に保ち、リビジョン管理もしやすくなります！

Strunk＆WhiteのThe Elements Of Styleを読む

「厳密な文章は簡潔です。文章には不要な単語、段落、不要な文章を含めないでください。同じ理由で、図面には不要な線がなく、機械には不要な部分がありません。彼の文章は短い、または彼はすべての詳細を避け、彼の主題をアウトラインでのみ扱うが、すべての言葉が伝えること。」

私のお気に入りの行、「不必要な言葉を省く」。

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