ペーパーレス（または以前より少ない）のオフィス-どのツールを使用していますか？[閉まっている]

紙のワークロードを軽減するために、ビジネスで採用されているツールはどれですか。具体的には、25〜100人のSMBに関してお伺いします。カスタムの1回限りのアクセスツールを使用していますか？Infopathを正常に使用していますか？標準フォームをイントラネットのHTML / PHP / RoRページに統合しましたか？

機能するもの; 何をしないのですか？

紙の利点：

1. それはあなたの机のサイズにスケーリングします。
2. 読みやすい（ちらつきはない）。
3. 電池/電気の操作を必要とせず、輸送が簡単

したがって、オフィスをペーパーレスにするためには、より良い方法を提供する必要があります。

1. マルチモニター設定
2. 良質の液晶
3. 移動を要求したり、豊富な表示方法を提供したりする必要はありません（会議を考えてください）。

電子ドキュメントは作業が非常に簡単であるため、印刷物に利点がないため、徐々に印刷物を印刷する人は少なくなります。人々に何かをさせる最良の方法は、彼らが現在していることよりも手間を軽減することです。

これは、質問された質問に実際に回答するものではなく、長期的な観察結果です。かなりの数年（ほぼペーパーレスオフィスの夢と同じくらい長い期間）にわたって、ペーパーレスオフィスと呼ばれる神秘的なものを会社が作成しようとするほど、紙の使用が増える可能性が高くなることに気付きました。誰かが紙に代わる電子的な代替品を作成するたびに、とにかくエンドユーザーがそれを印刷しているのを見ます。

たとえば、当社のネットワークFAXシステムは、受信したFAXを電子メールとして適切な人に送信します。これらのFAXはすべて、読み取られる前に印刷されます。ユーザーは、画面でそれらを読むのが嫌いだと言っています。

達成できない目標であると私が固く信じているものを目指すよりもはるかに成功しているのは、紙のリサイクルです。つまり、紙はプロセスの一部であることを受け入れ、できるだけ多くの紙をリサイクルしてください。

残念ながら、私はまだ自分の会社の紙を剥がす必要はありませんが、これは問題を調査しなかったという意味ではありません。

「紙のワークロード」はかなり一般的です。

それは「どの部門のニーズにも、その部門と対話する人のニーズにも応える電子システムまたはシステムインタンデムがあるか」ということになります。

私が最初にここを始めたときは、ITチケットシステムがなかったので、それを設定しました。これにより、（大多数の）人々が自分の机とモニターにポストイットを書き込むのを止めました。：P

私は訓練を受けたビジネスアナリストではありませんが、ここでプロセスを実行する際に重要なことは、部署での要求のタイプについて具体的なプロセスがありますか？

具体的には、フローチャートを意味します。はい、うんざりしないでください、彼らは素晴らしいです。

あなたが「Xタイプのもののリクエストを受け取った場合、それが良いアイデアだと思う場合、誰に承認を求めるか、どの情報を使用するか、あるいはXを辞退するための正式なプロセスは何か」と言うまで。

システムがどのように動作するかについてのフローチャートがない場合、その周りに電子システムを構築することをどのように期待できますか？

だが

それを手に入れたら、私がこれまで見てきたパッケージの中で、非常に興味深いものはhttp://phpformgen.sourceforge.net/です。これは、どのような形式でも、必要な情報を処理するのに十分な柔軟性を備えています。

メールで送信したり、データベースのレコードを更新したり、ファイル出力に書き込んだりします。

私が見つけた他のすべての調査により、比較的小規模な企業がまとめた独自のツールが見つかりましたが、どれもそれほど優れていないようであり、ほとんどがASPの周りで動作し、比較的サポートされていないようです。

編集：また、phpformgenが実行しない唯一のことは認証です。しかし、フォームが生成されたら、PHPとLDAPで何をしているのかわかっていれば、実装できると確信しています。

デジタルホワイトボードがあります。プロジェクターはホワイトボードに投影し、特別なペン（4つの異なる色があります）でそれを書くと、実際にはPCに描画され、実際に書いているようにホワイトボードに投影されます。

あなたが良いプロジェクターを持っているならそれは素晴らしいです、そしてあなたは実際にそれがプレゼンテーション中に巨大なタッチスクリーンを持っていることを使うことができます（それは本当に人々を感動させます）。セッションの最後に、ホワイトボードをビットマップまたはSVGに保存して、最初からやり直してください。紙上での一般的なブレーンストーミングや、ホワイトボードのメモを入力する二重の処理はありません。

私のメモを取るために私はEvernoteを使用します-私は名刺と請求書をスキャンし、すべてのメモを保存しました。オンライン同期機能があるので、自分のすべてのマシンや、Webアクセスが可能な他のデバイスから、すべての「紙」のメモにアクセスできます。

約130人の従業員を抱えるSMBでITを運用しながら、紙の使用量を削減する責任を課されたとき、私は次の新しい手法を使用しました。

私は会社のプリントルームにLinux / SambaベースのFAX /プリントサーバーを装備しました。すべてのプリンターがこれに接続され、着信FAXのFAXモデムも接続されました（直接印刷されるのではなく、TIFFとしてファイル共有に保存されました）。次に、このサーバーで常に「問題」が発生することを確認しました（ケーブルを誤って引き抜いたり、ファンが故障したことを確認したりすることで、非常に簡単に行えました）。

スタッフはすぐに、電子メール、PDF、ドキュメント、XLSに依存し、モニターで内容を読む習慣になりました。また、私はある部門からのコピー機の購入要求を繰り返し拒否しました。代わりにデスクトップスキャナーを与え、本当にハードコピーが必要な場合にのみ印刷するよう指示しました!!!

結局、プリントサーバーのプリントロギング機能は実際には必要ありませんでした（表面上は本来の目的でした）。

紙の記録の削減により、ファイルの保存、検索、アップタイムの責任が増大することを覚えておいてください。ファイル共有用のNASストレージ、冗長バックアップサーバー、ERPシステム、および大きな添付ファイルと無制限の受信トレイサイズに対応したオフサイトのサードパーティ製の信頼性の高いメールストレージにより多くの投資をしました。

私はポスティの答えが好きです。また、マーティンP.ヘルウィッグからの答えも覚えておく必要があります。

一般的には、次のように要約されます。現在のプロセスでは、紙から紙なしに移行することが理にかなっています。

あなたがどの業界で働いているのかわからないので、私は本当に解決策をお勧めすることはできません。そして、私が業界を知っていても、ソリューションは企業のワークフロー/文化に適合する必要があります。IT企業の場合、要件管理、問題管理、リリース管理のプロセスを詳細に説明することは理にかなっています。一般的な名前は、Bugzillaの、Jiraの、OCNS、またはある甲。一般に、紙の証跡を分析し（どのように文書化し、どのように変換するか）、紙を取り除く（ビジネス上の）機会を探します。主な目標は、ビジネスをより効果的にし、より効率的に、より速くすることです。そして、いかなるコストでも紙を削減することではありません。