ネットワークファイル共有のベストプラクティスは？

そのため、10年ほど前に開始されたファイル共有があり、最善の意図で開始されました。しかし、今では肥大化しており、そこに誰が誰を置いたのか誰も知らないファイルがあります。情報を見つけるのは難しいです。あなたはおそらく問題を知っています。だから私は、この状況で人々は何をするのかと思っています。誰もがファイル共有を通過して、誰も触れていないファイルを見つけることができるまともなプログラムを知っていますか？ファイルが重複していますか？この混乱をクリーンアップするための他の提案はありますか？

ファイル共有はWindowsベースであり、3TBを超えています。私のためにいくつかの報告を行うことができるユーティリティがそこにありますか？6か月より古いものをすべて見つけてアーカイブに保存するというアイデアが気に入っています。問題は、このような大きなファイル共有にあり、手作業では非常に難しいことです。

私たちは顧客に「地球を焦がす」ように助言し、しばしば新しいものを始めます。

IT以外の利害関係者が関与しない、うまく機能する優れたソリューションはまだありません。私がこれまでに見た中で最良のシナリオは、管理者がさまざまなデータ領域の「スチュワード」を識別し、それらの「スチュワード」への共有エリアへのアクセスを制御するADグループの制御を委任した顧客です。それは本当にうまくいきましたが、「スチュワード」の側でいくつかのトレーニングが必要になりました。

動作しないことがわかっているのは次のとおりです。

• 個々のユーザーにアクセス許可を付ける。グループを使用します。常に。毎回。必ず。1人のユーザーのグループであっても、グループを使用します。職務が変わり、離職が起こります。
• 非ITユーザーに許可を変更させます。最終的には「コンピューターベトナム」になります（関係者は「良い」意図を持っており、誰も出られず、誰もが負けます）。
• 許可に関する壮大なアイデアを持っています。「ユーザーがここにファイルを書き込めるようにしたいが、すでに書いたファイルを変更したくない」など。

私が見たものはうまくいきます（一部はうまく、他はあまり良くない）：

• 通常は機能領域ごとに、さまざまなデータ型を保存する場所を示す「マップ」を公開します。これは、さまざまな部門とのインタビューを行い、ファイル共有の使用方法を学ぶのに適した場所です。
• スペース使用量の「バック請求」を検討するか、少なくとも部門のスペースユーザーの「リーダーボード」を定期的に発行することを検討してください。
• 権限でグループの命名についてのみ言及しましたか？
• 古いデータを「オフライン」または「ニアライン」ストレージにするために、「限界なく成長する」データ領域の計画を作成します。データを永久に拡張できるようにすると、バックアップは無限になります。
• スペース使用量とフォルダーの増加について、何らかのトレンドを計画します。市販のツール（JAM SoftwareのTree Size ProfessionalまたはSpaceObServerに言及した人）を使用するか、「du」プログラムといくつかのスクリプティング「glue」を使用して、妥当なものをコーディングできます。
• 「SLA」に基づいてファイル共有をセグメント化します。部門をまたぐ「ビジネスクリティカルな」共有と、「実行しているが重要ではない」共有の両方を考慮することもできます。その考え方は、バックアップ/復元/メンテナンスの目的で「ビジネスに不可欠な」共有を分離しておくことです。バックアップから2TBのファイルを復元するためにビジネスを停止する必要があり、ビジネスに実際に必要なのは約2GBのファイルだけだったので、少しばかげています（そして、私はそれが起こると思います）。

私は、最初からやり直すことは良い考えであるとEvanに同意します。私は現在の会社で長年にわたって「ファイルの移行」を4回行っており、新しい構造を設定して（一部の）ファイルをコピーし、古い共有ファイルをバックアップしてオフラインにしました。

前回の移行で行ったことの1つが役に立つかもしれません。誰でも読み取り/書き込み/削除できる場所である「共通」ドライブと呼ばれる状況で、やや似たような状況がありました。何年もの間、人々はグループ間で物を共有していたので、そこにはたくさんのものが蓄積されていました。新しいファイルサーバーに移動したとき、新しい共通ディレクトリを設定しましたが、ユーザー用に何もコピーしませんでした。古いCommonをそのまま残し（Old Commonと呼びます）、読み取り専用にし、必要なものをすべて新しいディレクトリにコピーするために30日間があることを全員に伝えました。その後、ディレクトリを非表示にしましたが、リクエストに応じて非表示を解除しました。また、この移行中に、すべての部門と連携して新しい共有ディレクトリを作成し、重複の特定を支援しました。

誰がディスクスペースを使用しているかを把握するために、長年Treesizeを使用してきました。Spacehoundを最近試しましたが、同僚の何人かは気に入っていますが、Treesizeに戻ります。

最新の移行後、ユーザーが自分で使用できるアーカイブ構造を設定しようとしましたが、うまく機能していませんでした。人々は、何がアクティブで何がアクティブでないかを追跡する時間がありません。アーカイブを自動的に実行できるツールを探しています。この場合、6か月間触れられていないすべてのファイルを定期的に別の共有に移動するのが効果的です。

3TBでは、おそらく大量の不要なファイルと重複したジャンクがそこにあります。私が見つけた便利な方法の1つは、100 MBを超えるファイル（場合によっては500 MBに達することもあります）を検索してから、それを削除することです。これにより、実際のスペースの無駄を見つけやすくすることができます。

私の最初の仕事は、エンタープライズファイルマネージャー/アナライザー/レポーター/呼び出したいものは何でもTreeSize ProfessionalやSpaceObServerなどを使用することです。どのファイルがどこにあるかを確認し、作成データ、アクセス日、およびファイルの種類と所有者に関する統計を含む他の基準のホストでソートできます。SpaceObServerは、SSH接続を介してリモートLinux / UNIXシステムを含むさまざまなファイルシステムをスキャンできます。これにより、ファイルのコレクションを非常によく見ることができます。そこから、「分割して征服する」ことができます。

6か月以上前のものを別の共有にブランケットアーカイブすることを検討し、その共有でのファイルアクセスを監視することができます。一貫してアクセスされるファイルは、プライマリサーバーに戻すことができます。

別のオプションは、Google検索アプライアンスのようなものです。そうすれば、Googleのアプリに、人々が物事を検索するときに何を探しているかをスマートに把握させ、アクセスの少ないドキュメントを検索ページのさらに下に置くことで「アーカイブ」します。

Windows 2003 R2ファイルサーバーでは、File Resource Monitorの組み込みレポート機能を使用します。これにより、最も使用頻度の低いファイルリストが他のレポートとともに送信されます。

おそらく最初のステップは、問題の規模を把握することです。ファイル共有が占めるスペースはどれくらいですか？何個のファイルについて話していますか？

運がよければ、ファイル共有の特定の部分が、ユーザーごと、ビジネスプロセスごと、または部署ごとの命名規則に従っていることがわかります。これは、ファイルのトリアージングのタスクを分割するのに役立ちます。

最悪のシナリオでは、すべてをオフラインにして、誰が苦情を申し立てるのを待つことができます。その後、彼らが誰であり、彼らがそれを何のために使用していたかを知ることができます。（悪、でもうまくいく。）

最善の解決策は新しいドライブに移行することだと思います。共有にアクセスする人の数が妥当な場合は、彼らに尋ねて、本当に必要な部分を見つけます。それらを新しい共有に移動します。次に、すべての人に新しい共有を使用するように勧めます。しばらくしてから、古い共有を削除します。誰が叫んでいるのかを確認し、そのデータを新しい共有に移動します。誰かが3〜6か月間何かを求めない場合は、安全に削除またはアーカイブできます。

既存のすべてのデータを新しい読み取り専用共有フォルダーに移動します。エンドユーザーがファイルを更新する必要がある場合、新しい新しい共有ドライブにコピーできます。

このように、古いものはすべて利用可能なままですが、バックアップスケジュールから除外できます。

それに加えて、毎年1回、3年間更新/アクセスされていないフォルダーを削除します（アーカイブが正常であることを確認した後）。