重要ではあるが緊急ではないタスクの時間を見つける[終了]

わかりました、これは技術的な質問ではありませんが、特に小さな店では、多くのシステム管理者に関係していると思います。

プロジェクトに関係のないタスクや、組織に目に見える価値を追加しない日常的な操作がありますが、それでも重要です。ネットワークやプロセスの文書化、新しいツール/テクノロジー/プロセスの研究、部下の開発、書類の提出などを考えています。

これらはすべて重要ですが、ガントチャートに載らないため、またはスキップすると上司に直接怒鳴られるため、他のことは無視できます。

これらを確実にカバーするにはどうすればよいですか？

私はそれらをタスク管理システムに追加して、「Research New Technologies」などのカレンダーの定期的な予定をスケジュールしようとしました。しかし、これらは今週無視する/クロスオフするのは本当に簡単になる傾向があります。

PS、Manager-Toolsの人たちが言うように、タグカレンダー管理が好きです、あなたはカレンダーを管理できますが、時間は一定であり、より多く/より少なく作成したり、通過の速さ/遅さを変更するために管理することはできません。

これは主観的であるため、私は私を最も助けてくれるものを捨てるだけだと思いました。すべての `emは、他の場所で見つけることができます。記事など。彼らはちょうど私を助けるものです。彼らは必ずしもあなたを助けるとは限りません。

つまり、マイレージは異なる場合があります。

また、これらは必ずしも目の前の質問に対する直接的かつ簡潔な回答ではありませんが、使用すると、時間管理の改善に全体的に貢献すると信じています。これらの重要な、まだ緊急ではないタスク。

1.）あなたの仕事をするために全員を訓練します。意味; 5人のチームで、MS Exchangeを知っている人、LAN、ルーティングなどを知っている人が1人いる場合。ADとコアMS管理を知っている女の子と、Linux / Unixを知っている人がいます。 LAN /ルーターを再確認してください。知識を広めてください。たぶん、ADの女の子はスパニングツリープロトコルがどのように機能するかを知りたがっています。おそらく、Exchangeの男は、自分のパケットが「a」から「b」、「c」、そしてどのように戻るかを知りたいと思うでしょう。彼らと協力して、いくつかの優れた基礎知識を習得させます。これを行うことで、あなたが浸水しているときに助けを求めて彼らに行きやすくなります」ドキュメンテーションや、機器が上司に必要な投影リストを更新するなど、重要ではない小さな作業を完了する時間を見つけたようです。ああ、昨日。ピアのトレーニングがうまくできていれば、それらのスイッチポートにラベルを付け直したり、デバイスのSNMPを検証したり、それらがすべて監視システムに接続されていることを確認したりすることができます。

そうは言っても、同様に彼らの仕事のいくつかを学ぶために、そして正当な理由で準備してください。それは彼らがどこから来ているのかを理解し、彼らにあなたが楽しむ自由度を与えるのに役立ちます。

2.）自分用の「電子メールスケジュール」を設定し、電子メールチェックを1日の特定の時間に制限します。非常にトラフィックの多い、忙しい電子メール環境で作業している場合は、4程度です。あなたに直接当てはまるものと、すぐに注意が必要なものに焦点を合わせます。「この時間にメールをチェックする」スケジュールにこだわる。

3.）タスクを短時間のチャンクに分割して、タスクに費やします。すなわち、マルチタスクですが、単一のタスクで一生懸命働き、それに夢中になったり、燃え尽きたりしないでください。20〜30分程度作業してから、別の場所に移動します。マルチタスクを成功させるには、興味をそそり続けることが重要です。WSUSのトラブルシューティングに夢中になって、とらえどころのない16進数のエラーコードを次々と追いかけるのに時間を費やすのは非常に簡単です。

4.）時々休憩を取る。実際に立ち上がって歩き回る。血を流してください。水を取りに行きます。頭を消して（あなたがただ直接焦点を合わせていたもの）、何か他のものについて考えてください。これがいかにすっきりしているか、そして次のタスクに集中するのにどれだけ上手く、かつ迅速に役立つかに驚くでしょう。

5.）プロジェクト管理のためにインターネット上のリソースをチェックしてください。そこには、一般的な時間管理スキルとともに、あなたのような質問に直接対処する素晴らしいヒントとコツがあります。びっくりするでしょう。

6.）これは奇妙に聞こえますが、怠butで動作します。自動化、自動化、自動化の方法を学びます。タスクを何度も繰り返して時間を無駄にしないでください。可能であれば、スクリプトを使用してそれを行う方法を学びます。これを言う適切な方法は、「より賢く、難しくはない」ことだと思います。

7.）毎日、毎週、毎月に分かれたシンプルなTo Doリストを使用します。「クリティカル」、「非クリティカル」、「長期」など、同様の方法でタスクに優先順位を付けます。リストに貼り付けます。それを更新し、古くなってはいけません。毎朝最初に行うこと、および出発前に最後に更新することを確認してください。これは、思考の連続性などを驚かせます。

8.）会議が多い組織で働いていて、毎週無数の無数の会議で膨大な時間を費やしていることに気付いた場合は、この哲学を使用してください。会議に招待された場合、それはあなたに直接適用されますか、それともあなたは重要な利害関係者ですか？そうでない場合は、どのようにあなたの時間を費やすことができるかを検討してください。特に、議事録の概要をメールで送信する場合。通常、会議への招待（電子メール）には、「承諾、仮承諾、辞退」オプションがあります。恐れてはいけません、あなたはそれらを使うことができます。

会議に出席するときに、明確な議題がない場合、または最初の5分間に表示される議題がない場合は、すぐに会議から退出します。取り出す。10回のうち9回は、1時間程度、何の意味もありません。これは、人々のチームをリストなしで食料品店に送ることに相当します。彼らが出てくるのは、食材の寄せ集めです。その会議の外に出るようなものです。

とにかく、再び、インターネット上でそこにPMの参照をチェックしてください。彼らはそれだけの価値があります。

HTH ..

完全なシステムを実装していなくても、Getting Things Doneは素晴らしい本であり、非常に役立ちます。GTDは非常に長いコミットメントであり、圧倒されることはありません。

GTDの簡単な紹介を次に示します。

しかし、完璧なシステムはありません。組織システムがすべての空き時間を引き継いでいる場合、組織化しようとしている理由を見失うのは非常に簡単です。

地図は領土ではありません。

ドメイン固有の詳細な本については、Limoncelliによるシステム管理者の時間管理をご覧ください 。いくつかの洞察に満ちたヒントを提供します。

私も個人的にtodo.shを使用しています。これは素晴らしいtodo bashスクリプトです。また、ユニットテスト済みでリビジョン管理下にある唯一のbashスクリプトでもあります。

これらのタスクを処理する最良の方法は、スケジューリングシステムを考案することであることがわかりました。そのため、A）発生する日々の問題にすべての時間を費やしているわけではなく、B）時間を予約しますドキュメントやその他のバックオフィスの問題に対処する必要があります。

その観点から、David AllenのGetting Things Done（GTD）を強くお勧めします。常に変化するTODOリストを管理する彼のシステムは、管理者と管理者がどのように働くかによく適合しています。私はこれを3年間使用しており、私の時間ははるかに生産的であり、処理する必要のあるこれらの小さな問題のすべてに対処できるとは感じません。

これがインフォマーシャルのように感じたら申し訳ありませんが、彼の本は本当に役に立ちます。

私は「一度だけ処理する」手法が好きです。可能な限り、ToDoリストの項目をできるだけ早く取り除きます。

• 受信ボックスでHRから何らかのフォームを作成したら、すぐにそれを実行して送り返します。
• 会社のタイムシートに記入する場合、一度開始したら、完了するまで停止しないでください。
• プロセスを文書化するために、次に処理が少し遅くなり、プロセスを実行するときは、進行中にプロセスを入力します（または、必要な場合はドキュメントを更新します）。

他の文書化タスクについては、仕事に少し時間がかかりますが、それを行う習慣を身に付ける必要があります。あなたはスイッチ/パッチパネル接続のスプレッドシートを持っている場合たとえば、あなたが持っているそれ以外の場合は、あなたが物事を整理後に多くの時間を費やすだろう、あなたが変更を加えるたびにそれを更新するための時間を取ること。同様に、私たちはたくさんのベルクロテープでパッチパネルを非常に整頓しており、パッチ接続を変更するときにすべてのベルクロをやり直すのに少し時間がかかりますが、すべてがどこにあるかを見ることができるので価値があります。

「Research New Technologies」をより具体的なアイテムに置き換えてみてください。例えば

SELinuxの調査に15分（または30分）費やし、次のいずれかに答える努力をしてください。

• どうすればインストールできますか？
• 自分の環境に最適な動作モードと、その構成方法を教えてください。
• ログエントリをどのように解釈しますか？
• ルールを作成するにはどうすればよいですか？

「ネットワークの文書化」なども同様です。

私はこの種のもののモニカーとして「個人組織」が好きです。

ここには2つの別々のことがあります。1つ目は、システムを適切に配置し、それに追随するための規律を整えることです。そこにはたくさんのシステムがあります.. GTDは多くの報道を受けています。個人的には、フランクリンとGTDのハイブリッドを使用しています。必要なことをキャプチャし、それらに簡単に優先順位を付けてスケジュールできるようにするフレームワークを用意します。これがあなたが故障しているところだと思う..あなたが指摘したように、あなたはスケジューリングし、そして取り消します。

2つ目は、そのフレームワーク内で、Quadrant 2のもの{ 重要だが緊急ではない }が実際に何らかの注目を集める方法を持つことです。クアドラント2は、組織にとって（そしてあなた自身にとって）本当の永続的な価値のある場所であり、通常はほとんど十分な注目を集めていません。

それらを「私」のタスクと考えない（または参照しない）ことから始めることができます。組織にとって重要でない場合は、会社の時間に行うべきではありません。もしそうなら、どうにかしてミックスに組み込む必要があります。彼らが本当にあなたについてであるなら..あなた自身の時間に同じ原則を適用してください。

私が見つけた最良の方法は、これらのことを他のプロジェクトとして扱うことです。優れた個人組織システムには、プロジェクトのタスクをキャプチャして含めるプロセスがあります。不定形の理想（たとえば、Document Server Configuration）を取得し、それを最小のタスク（空のdoc、doc network config、doc shareなどを構築）に分解します。そして、あなたの毎日/毎週の計画に、これらのタスクの一部を含んでおり、方法を見つける毎週行ってそれらのほとんどの部分を取得するには、。私が言ったことを注意各毎週、週ません。それは一種の回復のようなものです..今日がすべてであり、あなたは今日あなたのシステムを働き、明日は明日を心配します。

そこまで行くことはできませんが、出発点です。最終的に、これはシステムを維持するための規律の比較的小さな延長です。しかし、それは「仕事をやり遂げる」ことから「物事を改善する」ことへあなたを変える部分です。

編集-元の著者からのコメントに応答します。

明確にしてください-この議論は、「組織の価値が低い」項目に関するものではありません。他に何もする必要がない限り、重要でないタスクに時間を無駄にしないでください。このジレンマ（と私の答えは）あるタスクについてですHIGH組織の価値ではなく、時間に敏感。

追加の戦略。コメントについて考えていたことを思い出した。実質的にすべてのQuadrant 3（緊急度が高く、重要度が低い）タスクは、無視されるか、都合が良いまで延期できることがわかりました。秘whichは、どの緊急アイテムが重要で、どれが重要でないかを知ることです。

私はそれがタートと戦うための一つの非常に重要なことだと思います、あなたはタスクの良いセグメンテーションをすることです、

4つのフィールドに分割された円を描き、円の各フィールドに属性を与えます

1. VI- LU非常に重要、それほど緊急ではない
2. VI-VU非常に重要、非常に緊急
3. LI-VUあまり重要ではない非常に緊急
4. LI-LUそれほど重要ではない

その後、ジョブを分割し、時間が経った場所をより適切に把握するためにクロス作業を行うことができます。しばらくすると、2つのVI LUタスクについて自分に言いました。1つのLI-LUを選択できます。

一般に、彼らは私のリストのポジション1は投資家、所有者、大きな決断をしたが急いでいない人々に向けられるべきだと言った。

2番目のステップは、仕事がfireplugであるトップマネージャー向けです

3番目と4番目は雇用者の低い評価

「自分の時間」で新しいテクノロジーを学ぶことになり、それを「継続的な教育」であり、自分のキャリアにとって良いことだと思います。

これらのことを、それらを生成したタスクの一部にしてください。

新しいソフトウェアをインストールしましたか？それをインストールする計画の一部に文書化を含めます。

スタッフの開発-これは、1つまたは2つの特定のトレーニング以外のすべての新しいタスクを通じて継続的なものになる可能性があります。これらは重要であり、必要な時間を与えるに値します。

やる書類？書類を作成したタスクの計画の一部にそれを含めてください。

毎日administriviaのために一定の時間をブロックします-バックログを開発させなければ、それに追いつくのは簡単です。

研究の時間はありませんか？これも仕事の重要な部分であり、些細な追加ではありません。時間がない場合は、リソースが不足しているか、このようなものから常に火を消すために引きずられている場合は別の問題があります。

おそらくあなたが聞きたい答えではないかもしれませんが、私は年をとるにつれてその種の仕事にもっと時間を割けるようになりました。

あなたが常に人々からがらくたを受け取って満足していることを示したなら、彼らはそれを続けます。

そして、はい、私たちは同じ年齢だと知っています:(